Agar kegiatan family gathering berjalan dengan lancar, menyenangkan, dan sesuai tujuan, diperlukan perencanaan yang matang sejak awal. Setiap tahapan persiapan harus dilakukan secara sistematis dan terkoordinasi agar acara tidak sekadar kumpul belaka, tetapi juga memberikan nilai positif bagi perusahaan dan seluruh pesertanya.
Berikut ini 7 Persiapan Penting Sebelum Mengadakan Family Gathering Perusahaan :
1. Menentukan Tema
Penentuan tema merupakan fondasi awal dalam menyusun kegiatan family gathering. Tema akan menentukan arah keseluruhan acara, mulai dari konsep kegiatan, pemilihan tempat, hingga jenis hiburan dan visual desain yang digunakan. Tema juga menjadi daya tarik utama untuk membangun antusiasme peserta.
2. Menentukan Konsep
Setelah tema ditentukan, langkah berikutnya adalah menyusun konsep kegiatan. Apakah acaranya bersifat santai atau semi-formal? Apakah dilaksanakan outdoor atau indoor? Konsep ini akan merinci jenis aktivitas, segmentasi peserta, suasana yang ingin dibangun, hingga metode pelaksanaan.
3. Menyusun Panitia
Pembentukan tim panitia sangat penting untuk memastikan seluruh proses berjalan lancar. Panitia bertanggung jawab atas koordinasi, eksekusi, serta pengawasan persiapan hingga pelaksanaan. Struktur panitia umumnya mencakup ketua pelaksana, bendahara, seksi acara, konsumsi, dokumentasi, hingga perlengkapan.
4. Menyusun TOR (Term of Reference)
Tidak kalah penting yang tidak boleh tertinggal adalah penyusunan TOR, biasanya didalamnya memuat tujuan, latar belakang, sasaran peserta, hingga gambaran umum acara. TOR menjadi acuan resmi bagi seluruh panitia dan pihak terkait untuk memahami konteks dan arah kegiatan secara menyeluruh.
5. Menyusun RAB (Rencana Anggaran Biaya)
Setelah TOR disusun, RAB dirancang untuk menyesuaikan kebutuhan teknis dengan kapasitas anggaran yang tersedia. Komponen yang diperhitungkan antara lain biaya konsumsi, transportasi, venue, dekorasi, hadiah, serta honor pihak ketiga bila diperlukan.
6. Mencari Tempat
Pemilihan lokasi family gathering disesuaikan dengan tema, konsep, jumlah peserta, dan anggaran. Tempat harus mampu menampung seluruh aktivitas yang direncanakan dengan fasilitas yang memadai serta akses yang mudah dijangkau oleh peserta dan keluarga.
7. Merangkai Rundown
Rundown merupakan susunan alur acara secara detail dari awal hingga akhir kegiatan. Dalam hal ini ditentukan waktu, jenis kegiatan, penanggung jawab, dan flow acara. Kehadiran rundown akan menjadi panduan teknis saat hari pelaksanaan agar acara berjalan tepat waktu dan efisien.
Dengan mengikuti langkah-langkah persiapan secara terstruktur, perusahaan dapat menyelenggarakan family gathering yang tidak hanya berkesan, tetapi juga berdampak positif terhadap ikatan emosional antar karyawan dan loyalitas terhadap perusahaan. Persiapan yang baik adalah kunci utama suksesnya acara kebersamaan ini.
