Apa Itu Workflow?
Melansir Cambridge Dictionary, workflow atau alur kerja adalah cara suatu pekerjaan diorganisasikan. Sementara menurut TechTarget, workflow adalah serangkaian aktivitas yang disusun untuk menyelesaikan sebuah tugas secara terstruktur. Setiap langkah dalam workflow saling terhubung.
Biasanya, workflow diterapkan untuk mengelola tugas-tugas yang sifatnya berulang agar prosesnya berjalan lebih efisien. Ketika didukung oleh software yang sesuai, workflow dapat membantu meningkatkan produktivitas sekaligus mengurangi risiko kesalahan.
Fungsi Workflow
Workflow berperan penting dalam menyederhanakan dan mengoptimalkan proses kerja. Beberapa fungsinya antara lain:
- Membantu menyusun tugas-tugas dalam urutan yang jelas dan teratur, sehingga setiap langkah yang harus dilakukan dapat diikuti dengan mudah.
- Mempercepat proses dan memastikan tugas dilakukan dengan cara yang efektif.
- Membantu menemukan pekerjaan yang sebenarnya tidak perlu atau berulang, sehingga proses bisa lebih ringkas dan hemat waktu.
- Meminimalkan risiko kesalahan manusia dengan memperjelas apa saja yang harus dikerjakan dan bagaimana melakukannya.
- Memudahkan koordinasi antar anggota tim atau departemen, membuat kerja sama lebih lancar dan terarah.
- Membantu mengenali titik permasalahan ketika masalah muncul dan memberikan langkah jelas untuk menyelesaikannya dengan cepat.
- Memungkinkan pengawasan progres kerja secara rutin, sehingga manajemen bisa segera mengambil tindakan jika ada hambatan.
- Setiap pekerjaan dilakukan dengan konsisten dan tepat waktu, sehingga kualitas produk atau layanan pun meningkat.
Manfaat Workflow
Workflow memberikan banyak keuntungan dalam proses kerja, di antaranya:
- Visibilitas lebih jelas. Alur kerja yang terstruktur membuat setiap tahapan mudah dipantau dan dipahami oleh semua pihak.
- Fokus pada tugas utama, workflow membantu mengenali pekerjaan yang penting, mengurangi hal-hal yang tidak perlu, dan menghemat waktu serta sumber daya.
- Mengurangi pengawasan berlebih, dengan tugas dan tanggung jawab yang jelas, tim bisa bekerja lebih mandiri tanpa perlu diawasi terus-menerus.
- Mendorong otomatisasi, tugas rutin seperti pengingat atau instruksi bisa diotomatisasi, sehingga tim bisa fokus pada pekerjaan yang lebih bernilai.
FAQ Tentang Workflow
Q: Apakah workflow hanya berlaku untuk pekerjaan kantor?
A: Tidak. Workflow juga bisa diterapkan dalam berbagai bidang seperti manufaktur, layanan kesehatan, pengembangan perangkat lunak, dan lainnya.
Q: Apa perbedaan antara workflow dan proses bisnis?
A: Workflow adalah bagian dari proses bisnis yang fokus pada urutan tugas dan aktivitas. Proses bisnis meliputi seluruh rangkaian aktivitas untuk meraih tujuan bisnis yang lebih luas.
Q: Apakah workflow bisa diotomatisasi?
A: Ya, banyak software workflow mendukung otomatisasi untuk tugas-tugas berulang seperti notifikasi, persetujuan, dan pengiriman laporan.
Editor : Dodi Insan Kamil
