Apa itu SOP (Standard Operating Procedure)?
Menurut definisi KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), SOP (Standar Operasional Prosedur) ialah pedoman atau aturan yang ditetapkan oleh suatu lembaga atau instansi untuk mengatur jalannya suatu proses atau kegiatan secara sistematis dan terukur, sehingga dapat mencapai hasil yang diinginkan dengan efektif dan efisien.
Didukung dengan pendapat Sailendra (2015) yang memandang SOP sebagai pedoman untuk kegiatan operasional perusahaan agar dapat berjalan secara baik dan lancar.
Sehingga secara garis besar, SOP (Standard Operating Procedure) adalah suatu peraturan berbentuk dokumen tertulis yang digunakan untuk mengatur aktivitas perusahaan terutama dalam hal operasional agar hasil kerja yang dihasilkan efektif dan efisien.
Fungsi SOP
Beberapa fungsi dari SOP (Standard Operating Procedure), antara lain :
- Sebagai acuan dasar hukum, yang berkaitan dengan hak dan kewajiban setiap karyawan untuk mengantisipasi berbagai macam kondisi tak terduga yang akan dihadapi oleh perusahaan.
- Sebagai panduan informasi detil dalam bekerja, membantu karyawan melakukan tugas sesuai dengan posisi serta tanggung jawab masing-masing secara tertib dan teratur, sekaligus berisi informasi penting yang terkait dengan seluruh kegiatan pekerjaan di perusahaan tersebut.
- Sebagai alat pengawas kinerja karyawan dalam penerapan disiplin kerja, supaya karyawan tetap menjaga performa terbaiknya.
Manfaat SOP (Standard Operating Procedure)
Penerapan SOP yang baik dan konsisten sangat penting dalam mendukung kinerja organisasi. Adapun manfaat utama dari SOP meliputi:
- Panduan Standar dalam Pelatihan Karyawan
SOP menjadi acuan resmi dalam proses pelatihan bagi karyawan baru maupun karyawan lama. Dengan adanya prosedur tertulis yang jelas, proses adaptasi menjadi lebih cepat dan terarah, serta membantu meningkatkan keterampilan kerja secara konsisten sesuai standar perusahaan. - Menjaga Konsistensi dalam Pelaksanaan Tugas
Dengan SOP, setiap karyawan memahami langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menjalankan tugas. Ini membantu menjaga kualitas pekerjaan tetap stabil, menghindari variasi hasil kerja yang tidak diinginkan, serta memastikan bahwa semua proses berjalan sesuai standar yang telah ditentukan. - Meningkatkan Transparansi Proses Bisnis
SOP membuka akses informasi yang jelas mengenai bagaimana suatu proses dilakukan, siapa yang bertanggung jawab, dan apa output yang diharapkan. Hal ini menciptakan budaya kerja yang lebih terbuka dan memudahkan koordinasi antarbagian. - Mengurangi Risiko Kesalahan dan Penyimpangan
Dengan panduan yang tertulis dan terstruktur, karyawan lebih mudah menghindari kesalahan yang berulang. SOP juga membantu meminimalkan potensi penyimpangan prosedur yang bisa merugikan perusahaan, terutama dalam proses-proses krusial seperti keuangan, produksi, atau layanan pelanggan. - Mempermudah Evaluasi dan Perbaikan Proses
SOP menyediakan tolok ukur yang dapat digunakan dalam evaluasi kinerja maupun efektivitas suatu prosedur. Jika terjadi masalah, manajemen dapat menelusuri proses berdasarkan SOP untuk mengetahui titik lemah dan melakukan perbaikan dengan lebih cepat dan akurat. - Menunjang Kepatuhan terhadap Regulasi
Dalam banyak industri, keberadaan SOP merupakan bentuk kepatuhan terhadap peraturan atau standar eksternal (misalnya ISO, HACCP, atau peraturan pemerintah). SOP memastikan bahwa kegiatan operasional tidak hanya efisien, tetapi juga legal dan sesuai ketentuan.
Tujuan SOP
Terdapat beberapa tujuan yang ingin dicapai dengan adanya pembuatan SOP, seperti :
- Usaha pencapaian target tertentu perusahaan semakin mudah, karena ada panduan tertulis bagi pihak yang terlibat untuk mengikuti setiap detilnya supaya performa kinerja secara maksimal dapat diberikan.
- Karyawan dapat memahami peraturan serta tata cara pelaksanaannya dengan baik, sekaligus membantu karyawan baru dalam proses beradaptasi untuk turut andil memberikan kontribusi yang sebagaimana mestinya pada perusahaan.
F & Q Terkait SOP
Q: Bagaimana prinsip pembuatan SOP yang wajib diperhatikan?
A: Bersifat mudah dipahami dan dinamis, serta mampu memberikan kepastian hukum.
Q: Mengapa SOP harus memiliki sifat yang dinamis?
A: Karena perlu dilakukan penyesuaian seiring dengan perkembangan perusahaan.
Q: Bagaimana urutan tahapan pembuatan SOP?
A: Penentuan tim, pemetaan bisnis, pengumpulan data, pembuatan diagram alur, pemeriksaan kembali, penerapan simulasi, dan penetapan SOP.
Q: Mengapa perlu dilakukan evaluasi ketika terjadi rekontruksi maupun simulasi SOP?
A: Agar bisa dengan segera mengganti poin yang sudah tidak relevan dalam SOP tersebut.
