Apa itu Reimburse?
Dilansir dari Oxford Advanced Learner’s Dictionary Reimburse adalah istilah yang berarti mengganti sesuatu yang telah dikeluarkan oleh pihak lain, biasanya dalam bentuk uang.
Dalam konteks umum, reimburse merujuk pada penggantian biaya yang sebelumnya telah dibayarkan oleh seseorang untuk kepentingan perusahaan, organisasi, atau pihak tertentu.
Contohnya, ketika karyawan mengeluarkan biaya pribadi untuk perjalanan dinas, perusahaan akan mengganti biaya tersebut melalui proses reimburse.
Selain itu, reimburse juga bisa merujuk pada kompensasi atas kerugian atau kerusakan, misalnya: “Anda akan mendapatkan ganti rugi atas kerugian atau kerusakan apa pun yang disebabkan oleh perusahaan kami.” Jadi, reimburse mencakup dua konteks utama: penggantian biaya yang telah dikeluarkan dan kompensasi atas kerugian.
Begitu halnya dengan Kementrian Keuangan yang menjelaskan bahwa reimburse merupakan penggantian biaya, dimana karyawan akan membuat perincian biaya (bukti-bukti) yang telah dipakai secara wajar dan perusahaan akan menggantinya (Kemenkeu, 2015).
Singkatnya, reimburse adalah suatu sistem pengembalian uang atas penggunaan dana pribadi milik karyawan yang dikeluarkan dalam kondisi tertentu demi kelancaran bisnis perusahaan, dengan syarat utama menunjukkan bukti asli transaksinya.
Fungsi Reimburse
Reimburse memiliki beberapa fungsi penting dalam manajemen keuangan dan operasional perusahaan, di antaranya:
- Mengganti Biaya Pribadi untuk Kepentingan Perusahaan
Fungsi utama reimburse adalah untuk mengganti pengeluaran yang telah dilakukan karyawan dengan dana pribadi demi keperluan perusahaan. Contohnya, biaya transportasi, konsumsi saat perjalanan dinas, atau pembelian barang kerja. - Mendorong Kelancaran Operasional
Dengan adanya sistem reimburse, operasional perusahaan tidak harus tertunda karena menunggu persetujuan dana terlebih dahulu. Karyawan dapat bertindak cepat dan tetap menjalankan tugas, kemudian meminta penggantian setelahnya. - Meningkatkan Tanggung Jawab dan Transparansi
Proses reimburse yang disertai bukti pengeluaran (seperti nota atau invoice) mendorong karyawan untuk lebih tertib dan bertanggung jawab dalam penggunaan dana, serta memperkuat transparansi dalam pelaporan keuangan. - Memberikan Perlindungan Finansial bagi Karyawan
Reimburse berfungsi sebagai bentuk perlindungan terhadap karyawan agar tidak mengalami kerugian pribadi saat menjalankan tugas pekerjaan yang seharusnya ditanggung perusahaan. - Menghindari Konflik atau Ketidakpuasan
Tanpa reimburse, karyawan bisa merasa dirugikan atau tidak dihargai saat mengeluarkan biaya untuk pekerjaan. Dengan sistem ini, perusahaan menunjukkan apresiasi dan komitmen terhadap kesejahteraan tim. - Membantu Pencatatan dan Audit Keuangan
Reimburse juga mendukung proses pencatatan keuangan yang rapi dan akurat. Setiap klaim reimburse yang masuk akan menjadi bagian dari laporan keuangan, dan ini sangat berguna saat audit internal maupun eksternal dilakukan.
Tujuan dari Reimburse
Secara prinsip, tujuan utama dari kebijakan reimburse ialah untuk memastikan dengan sebenar-benarnya bahwa karyawan tidak menanggung sendiri beban finansial yang dikeluarkan, yang berkaitan dengan kelancaran kegiatan bisnis suatu perusahaan. Adapun banyak jenis biaya yang mungkin timbul, meliputi biaya transportasi, makanan, akomodasi, dan masih banyak lagi. Dengan begitu, perusahaan wajib menetapkan aturan yang jelas terkait dengan sistem reimburse agar karyawan dapat merasa aman dan tetap fokus terhadap pekerjaan, tanpa harus khawatir memikirkan tentang besarnya dana operasional pribadi.
F & Q Tentang Reimburse
Q: Berapa jenis biaya yang dapat dicakup oleh sistem reimburse?
A: Terdapat 3 jenis, yang terdiri dari biaya operasional, kesehatan, serta perjalanan.
Q: Apa contoh kegiatan yang termasuk ke dalam biaya operasional?
A: Membeli alat perlengkapan kantor dan menghubungi klien dengan menggunakan pulsa pribadi.
Q: Bagaimana aturan penerapan reimburse?
A: Karyawan wajib membuat rincian dana yang dilengkapi dengan dokumen pendukung asli, sementara perusahaan menetapkan jenis biaya, batas maksimal biaya, serta periode waktu pengajuan dan pencairan dananya.
Q: Bagaimana cara mengajukan reimburse?
A: Pahami setiap rosedur, persiapkan semua persyaratan pengajuan, periksa kembali kesesuaian hitungan dana reimburse, serta ajukan dengan secepatnya kebagian finance.
