Apa Itu Notulen
Berdasarkan KBBI, notulen atau notula (kata baku) adalah catatan singkat terkait jalannya persidangan atau rapat, serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Senada dengan hal itu, Indonesian Journal on Information System (2020) juga mendefinisikan notulen sebagai naskah yang memuat catatan lengkap perjalanan suatu kegiatan, baik berupa seminar, rapat, diskusi, atau sidang.
Notulen biasanya ditulis oleh seorang notulis yang bertugas melaporkan hasil rapat kepada ketua kegiatan dan bertanggung jawab atas dokumen tersebut kepada seluruh peserta. Selain itu, penyusunan, pengelolaan, dan pendistribusian notulen umumnya dilakukan secara manual.
Tujuan Notulen
Notulen memiliki peran penting dalam mendokumentasikan hasil rapat dan mendukung kelancaran suatu kegiatan. Oleh karena itu, penting untuk memahami secara jelas tujuan dari penyusunan notulen, yaitu sebagai berikut:
- Berperan sebagai bukti tertulis yang sah bahwa suatu rapat atau sidang telah dilaksanakan dengan mencatat rinci pokok-pokok pembahasan.
- Menjadi tolok ukur untuk menilai tingkat keberhasilan rapat dengan mengacu pada sejauh mana tujuan yang telah dirumuskan tercapai melalui hasil diskusi dan keputusan yang diambil.
- Menjadi acuan penting untuk menentukan tindak lanjut setelah rapat karena berisi hasil pembahasan, kesepakatan, dan instruksi dari para peserta.
Manfaat Notulen
Melansir dari laman MeetingKing, berikut ini beberapa manfaat utama dari adanya notulen, yaitu sebagai berikut:
- Menjadi dokumentasi informasi penting dari suatu rapat atau sidang yang dilaksanakan.
- Dengan adanya notulen, peserta tidak perlu mengingat semua detail rapat karena sudah terdapat catatan mengenai diskusi yang dilakukan.
- Notulen bermanfaat sebagai ringkasan yang memuat pokok pembahasan dan keputusan rapat. Hal ini memudahkan peserta dan pihak terkait untuk memahami hasil rapat tanpa harus meninjau ulang seluruh diskusi.
- Dengan adanya notulen, peserta dapat menghemat lebih banyak waktu karena rapat tidak perlu diadakan lagi untuk membahas isu yang sama.
- Notulen membantu memperjelas tugas dan tanggung jawab setiap pihak. Hal ini memastikan semua memahami apa yang harus dilakukan dan kapan harus diselesaikan.
FAQ Mengenai Notulen
Q: Bagaimana memastikan notulen yang dibuat akurat?
A: Gunakan rekaman rapat jika ada dan lakukan verifikasi dengan peserta jika perlu.
Q: Apa perbedaan notulen dan risalah rapat?
A: Notulen lebih singkat dan ringkas sedangkan risalah lebih detail dan formal.
Q: Bisakah notulen diubah setelah rapat?
A: Perubahan boleh dengan persetujuan peserta dan revisinya harus dicatat.
Q: Bagaimana format notulen yang baik?
A: Ringkas, jelas, sistematis, dan mudah dipahami oleh semua peserta.
Q: Berapa lama notulen harus disimpan?
A: Biasanya disimpan sesuai kebijakan organisasi.
