Initiate Contact

Ketika hendak melakukan prospek, interaksi pertama dengan calon pelanggan menjadi fondasi penting untuk membangun hubungan jangka panjang. Tahap inilah yang dikenal dengan istilah Initiate Contact. Keberhasilan pada tahap ini sangat menentukan apakah prospek akan melanjutkan ke tahap berikutnya dalam sales pipeline atau berhenti di awal.

Apa Itu Initiate Contact

Menurut Brian Tracy (2007) dalam The Psychology of Selling, menghubungi calon pelanggan untuk pertama kali adalah momen kritis yang membutuhkan strategi tepat agar dapat menciptakan kesan positif.

Sementara itu, HubSpot Sales Glossary (2023) mendefinisikan Initiating Contact sebagai “the initial outreach to a prospect, where the goal is to establish communication and begin building a relationship.”

Dengan demikian, Initiate Contact adalah tindakan awal untuk menjalin komunikasi dengan prospek, baik melalui panggilan telepon, email, pertemuan langsung, maupun media digital.

Cara Efektif Melakukan Initiate Contact

Setiap prospek memiliki preferensi komunikasi yang berbeda, sehingga cara kamu memulai kontak pun perlu menyesuaikan situasi. Ada yang lebih responsif melalui telepon, ada yang nyaman lewat email, atau bahkan lebih terbuka di media sosial. Yang terpenting adalah bagaimana kamu bisa memulai percakapan dengan natural, sopan, dan relevan dengan kebutuhan mereka.

Berikut beberapa cara yang bisa anda gunakan untuk initiate contact:

1. Melalui Telepon (Cold Calling)
   Cold calling bisa terasa menegangkan, tapi sebenarnya efektif jika kamu tahu caranya. Mulailah dengan sapaan ramah, sebutkan nama prospek, dan jangan langsung menawarkan produk. Bangun dulu hubungan dengan bertanya tentang kabar, keadaan dan kebutuhan mereka.
2. Melalui Email
   Email adalah cara yang lebih formal, tapi tetap harus personal. Pastikan subject line menarik, singkat, dan relevan. Hindari isi email yang panjang; cukup perkenalan singkat, sebutkan value produkmu, dan ajak prospek untuk berdiskusi lebih lanjut.
3. Melalui Media Sosial
   Media sosial kini jadi salah satu jalur komunikasi yang paling mudah. Kamu bisa mulai dengan menyukai atau mengomentari konten prospek, lalu lanjutkan dengan pesan pribadi yang sopan. Hindari pesan langsung yang terlalu menjual di awal.
4. Pertemuan Langsung (Networking)
   Saat bertemu prospek di acara networking, jaga bahasa tubuh, senyum, dan perkenalan diri dengan singkat. Jangan terburu-buru menawarkan produk, fokus dulu pada membangun koneksi yang alami seperti mengobrol dengan topik yang relavan.

Prinsip Penting dalam Initiate Contact

Supaya proses initiate contact berjalan efektif, ada beberapa prinsip dasar yang perlu kamu pegang. Prinsip ini akan membantu kamu membangun komunikasi yang natural dan menciptakan kesan pertama yang positif bagi prospek:

1. Personalisasi Pesan
   Jangan gunakan template umum yang sama untuk semua prospek. Cobalah pelajari sedikit tentang siapa yang akan kamu hubungi, misalnya profil LinkedIn, bisnis yang dijalankan, atau kebutuhan spesifik mereka. Dengan begitu, pesanmu terasa lebih relevan dan personal.
2. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Jelas
   Hindari kalimat yang bertele-tele atau terlalu teknis, pilih bahasa sederhana, ramah, dan langsung ke poin agar prospek tidak merasa bingung atau jenuh membaca pesanmu.
3. Fokus pada Value, Bukan Produk
   Prospek biasanya lebih tertarik pada manfaat yang bisa mereka dapatkan, bukan detail fitur produkmu. Jadi, tonjolkan bagaimana solusi yang kamu tawarkan bisa membantu mereka mengatasi masalah atau mencapai tujuan.
4. Timing yang Tepat
   Waktu kontak juga sangat memengaruhi respons prospek, menghubungi di jam sibuk atau malam hari bisa membuat pesanmu diabaikan. Cari tahu waktu terbaik, misalnya pagi menjelang siang saat mereka lebih fresh untuk menerima informasi.

Kesalahan yang Harus Dihindari dalam Initiate Contact

Meski terlihat sederhana, banyak orang justru gagal pada tahap initiate contact karena melakukan kesalahan kecil yang berakibat besar. Berikut beberapa hal yang sebaiknya kamu hindari:

1. Mengirim Pesan Tanpa Personalisasi
   Pesan template yang sama untuk semua prospek akan terlihat kaku dan tidak menarik. Prospek bisa langsung merasa bahwa kamu tidak sungguh-sungguh memahami kebutuhan mereka.
2. Terlalu Agresif Sejak Awal
   Menawarkan produk dengan cara mendesak atau terlalu cepat bisa membuat prospek merasa terintimidasi. Ingat, tujuan awal initiate contact adalah membangun komunikasi, bukan langsung memaksa untuk membeli.
3. Menghubungi di Waktu yang Tidak Tepat
   Jika kamu menghubungi prospek di jam sibuk, malam hari, atau akhir pekan tanpa izin, besar kemungkinan pesanmu akan diabaikan. Timing adalah kunci agar pesanmu mendapat perhatian.
4. Kurang Melakukan Riset Sebelumnya
   Menghubungi prospek tanpa mengetahui latar belakang atau kebutuhan mereka bisa membuat pesanmu terdengar tidak relevan. Hal ini menurunkan peluang untuk mendapatkan respon positif.

F&Q (Frequently Asked Questions)

Q1: Apa tujuan utama dari Initiate Contact?
A: Tujuan utamanya adalah membuka jalur komunikasi dan membangun hubungan awal, bukan langsung melakukan penjualan.

Q2: Apa contoh aktivitas Initiate Contact?
A: Mengirim email perkenalan, melakukan panggilan telepon, mengirim pesan LinkedIn, atau bertemu prospek di sebuah pameran bisnis.

Q3: Bagaimana cara meningkatkan peluang respons pada kontak pertama?
A: Gunakan pesan yang personal, relevan, dan berfokus pada kebutuhan prospek, bukan sekadar menawarkan produk.

Q4: Apakah kontak pertama harus selalu dilakukan oleh sales?
A: Tidak selalu. Pada beberapa perusahaan, tim pemasaran juga bisa melakukan first touch melalui kampanye digital sebelum tim sales melakukan tindak lanjut.

Q5: Bagaimana mengatasi penolakan di kontak pertama?
A: Jangan langsung memaksa menjual. Dengarkan alasan prospek, tanggapi dengan empati, dan tetap tinggalkan kesan positif agar pintu komunikasi tidak tertutup sepenuhnya.