Dalam setiap kegiatan berskala besar seperti Family Gathering perusahaan, penyusunan TOR (Term of Reference) memegang peranan yang sangat penting.
TOR berfungsi sebagai panduan kerja yang menjelaskan secara rinci maksud, tujuan, ruang lingkup, hingga struktur pelaksana dan anggaran kegiatan.
Adanya TOR memastikan bahwa seluruh pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang sama terhadap arah dan teknis kegiatan, sekaligus meminimalisir risiko miskomunikasi serta menjaga akuntabilitas pelaksanaan acara.
Contoh TOR Family Gathering Mahada 2025
1. Latar Belakang
Family Gathering merupakan kegiatan rutin tahunan yang diselenggarakan oleh Mahada sebagai bentuk apresiasi kepada seluruh karyawan dan keluarganya. Kegiatan ini menjadi momen penting untuk membangun semangat kebersamaan, meningkatkan kekompakan, dan mempererat hubungan antar individu dalam suasana yang hangat dan menyenangkan.
2. Tujuan
- Meningkatkan keakraban antar karyawan dan keluarga besar Mahada.
- Membangun komunikasi dan kerja sama tim yang lebih baik.
- Menumbuhkan rasa memiliki terhadap perusahaan.
- Memberikan relaksasi dan hiburan dalam suasana kekeluargaan.
3. Nama Kegiatan
“Mahada Family Gathering 2025”
4. Tema
“Bersatu dalam Keluarga, Tangguh dalam Kinerja”
5. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
- Tanggal: Sabtu – Minggu, 26–27 Oktober 2025
- Waktu: Pukul 08.00 – selesai
- Tempat: Villa Cendana Asri, Lembang, Bandung
6. Peserta
Seluruh karyawan dan keluarga besar Mahada. Estimasi peserta: ± 1200 orang.
7. Rangkaian Acara
- Pembukaan & Sambutan Direksi
- Ice Breaking Games
- Outbound Team Building
- Family Fun Games
- Sesi Hiburan (Live Music, Stand Up Comedy)
- Doorprize & Souvenir
- Sesi Foto Bersama
- Penutupan
8. Susunan Panitia
- Penanggung Jawab: Ibu Ratna Kusuma (Direktur Utama)
- Ketua Panitia: Bapak Fajar Rizky
- Sekretaris: Sdr. Amel Wulandari
- Bendahara: Sdr. Reza Pratama
- Koordinator Acara: Sdr. Gita Nuraini
- Divisi Konsumsi, Akomodasi, Dokumentasi, Keamanan, dan lainnya disesuaikan lebih lanjut
9. Anggaran Biaya (Rencana Anggaran Biaya – RAB)
| No. | Uraian | Jumlah | Satuan Biaya (Rp) | Total (Rp) |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Sewa Tempat + Fasilitas | 1 lokasi | 75.000.000 | 75.000.000 |
| 2. | Konsumsi (makan + snack) | 1200 pax | 65.000 | 78.000.000 |
| 3. | Transportasi | 25 bus | 3.500.000 | 87.500.000 |
| 4. | Akomodasi (jika menginap) | 200 kamar | 400.000 | 80.000.000 |
| 5. | Honor Pengisi Acara / MC | 2 orang | 3.000.000 | 6.000.000 |
| 6. | Dekorasi dan Perlengkapan Acara | Paket | – | 20.000.000 |
| 7. | Souvenir Peserta | 1200 pcs | 25.000 | 30.000.000 |
| 8. | Dokumentasi (foto & video) | Paket | – | 10.000.000 |
| 9. | Doorprize dan Hadiah Games | Paket | – | 15.000.000 |
| 10. | Tim Medis / P3K & Ambulans Standby | Paket | – | 5.000.000 |
| 11. | Asuransi Kegiatan | 1200 orang | 7.000 | 8.400.000 |
| 12. | Biaya Perizinan & Keamanan Lokal | Paket | – | 3.000.000 |
| 13. | Biaya Tak Terduga (5%) | – | – | 21.250.000 |
| Total Estimasi Biaya | 439.150.000 |
10. Sumber Dana
Anggaran kegiatan ini akan dibiayai dari dana internal perusahaan serta dukungan sponsor apabila memungkinkan.
11. Penutup
Melalui kegiatan Family Gathering ini, diharapkan Mahada dapat terus membangun budaya kerja yang solid, menyenangkan, dan produktif. Semoga acara ini menjadi momen berharga untuk mempererat tali silaturahmi dan meningkatkan semangat kerja seluruh keluarga besar Mahada.
Download Contoh TOR Family Gathering
Bagi Anda yang sedang merancang kegiatan serupa dan membutuhkan referensi dokumen yang dapat langsung digunakan atau disesuaikan, berikut kami sediakan contoh TOR Family Gathering dalam format .doc. Anda dapat mengunduhnya dan menyesuaikannya dengan kebutuhan dan struktur organisasi Anda.
Sebagai catatan penting, penyusunan TOR bukanlah pelengkap semata, melainkan hal wajib yang harus disiapkan sebelum pelaksanaan kegiatan.
Tanpa TOR, perencanaan kegiatan berisiko berjalan tanpa arah yang jelas dan rentan terhadap kendala teknis di lapangan. Oleh karena itu, pastikan TOR selalu menjadi bagian awal dari setiap persiapan acara, agar seluruh kegiatan dapat terlaksana secara terstruktur, transparan, dan bertanggung jawab.
