Konferensi merupakan wadah untuk bertukar ide, pengetahuan, serta membangun jaringan profesional. Keberhasilan sebuah konferensi sangat bergantung pada perencanaan yang matang, termasuk penyusunan rundown yang terstruktur dan jelas. Dengan rundown yang baik, setiap sesi dapat berjalan lancar dan tepat waktu.
Produk yang Mungkin Sedang Anda Butuhkan : Paket Seminar Kit
Rundown yang jelas dapat memudahkan peserta dan panitia untuk menghindari kebingungan dan memanfaatkan waktu dengan baik. Dengan susunan acara yang teratur, setiap kegiatan bisa berjalan sesuai rencana serta memberikan pengalaman yang positif dan tanpa hambatan bagi semua pihak yang terlibat.
Agar acara konferensi Anda dapat berjalan dengan lancar, berikut ini beberapa tips membuat rundown yang efektif dan contohnya yang dapat Anda jadikan sebagai referensi.
Tips Membuat Rundown Konferensi
Sebelum Anda membuat rundown untuk kegiatan konferensi, Anda dapat mengikuti beberapa tips berikut ini:
- Tentukan Tujuan Acara
Sebelum membuat rundown, pahami terlebih dahulu konsep dan tujuan acara. - Kenali Audiens
Identifikasi siapa saja yang akan hadir dalam konferensi, apakah masyarakat umum atau kalangan profesional. Setiap audiens memiliki karakteristik yang berbeda sehingga acara perlu disesuaikan dengan kebutuhan dan minat mereka. - Tentukan Durasi
Perkirakan durasi di setiap segmen agar acara dapat berjalan lebih efektif. - Tentukan Penanggung Jawab
Tentukan penanggung jawab untuk setiap kegiatan. - Lakukan Koordinasi
Lakukan koordinasi dengan semua panitia terkait dengan rundown yang telah dibuat. - Evaluasi dan Revisi
Setelah rundown disusun, lakukan evaluasi dan pastikan untuk merevisi jika ada hal-hal yang perlu diperbaiki. - Lakukan Gladi Bersih
Sebelum acara dimulai, lakukan simulasi atau briefing terlebih dahulu dengan seluruh tim terkait.
Contoh Rundown Konferensi
Berikut ini adalah contoh rundown konferensi dengan tema “Pembangunan Berkelanjutan” yang dapat Anda jadikan sebagai referensi. Susunan rundown dan temanya dapat disesuaikan dengan kebutuhan acara yang Anda selenggarakan.
| Waktu | Acara | Deskripsi | Pembicara |
| 07.00 – 08.00 | Pra-acara dan Persiapan Panitia | Para panitia mulai mempersiapkan acara. | – |
| 08.00 – 09.00 | Registrasi | Peserta datang dan melakukan registrasi serta pemberian souvenir. | – |
| 09.00 – 09.30 | Pembukaan dan Sambutan | – Pembukaan oleh MC – Sambutan dari Ketua Panitia | MC dan Ketua Panitia |
| 09.30 – 10.30 | Keynote Speaker 1: “The Future of Green Energy” | Pembicara utama membahas materi mengenai perkembangan energi terbarukan dan pentingnya energi hijau dalam pembangunan yang berkelanjutan. | Ahli Energi Terbarukan |
| 10.30 -10.45 | Coffee Break | Istirahat singkat dengan kopi, teh, dan camilan ringan. | – |
| 10.45 -12.00 | Sesi Panel 1: “Eco-Innovation and Sustainable Business Practices” | Diskusi panel mengenai inovasi ramah lingkungan dan bagaimana bisnis harus bisa beradaptasi dengan prinsip keberlanjutan. | Moderator dan Panelis (Jurnalis Lingkungan) |
| 12.00 – 13.00 | Istirahat | Waktu bebas di mana para peserta bisa beristirahat, makan siang, ataupun membangun relasi profesional. | – |
| 13.00 – 14.00 | Keynote Speaker 2: “Building a Greener Future: Sustainable Practices for Everyday Life” | Pembicara membahas cara-cara sederhana yang dapat diterapkan dalam kehidupan untuk mendukung keberlanjutan. | Ahli Keberlanjutan |
| 14.00 – 15.00 | Sesi Workshop: “Building Green Cities: Sustainable Urban Planning” | Workshop mengenai perencanaan tata kota yang berkelanjutan dengan menerapkan teknologi hijau. | Urban Planner |
| 15.00 – 15.15 | Coffee Break | Istirahat sejenak dengan menikmati camilan | – |
| 15.15 – 17.00 | Keynote Speaker 3: “The Role of Technology in Achieving Sustainability” | Pembicara membahas bagaimana teknologi dapat membantu mencapai tujuan keberlanjutan di berbagai sektor. | Ahli Teknologi dan Inovasi |
| 17.00 – 18.00 | Sesi Panel 2: “Sustainability in Agriculture: Challenges and Opportunities” | Diskusi panel mengenai tantangan dan peluang dalam menerapkan keberlanjutan di sektor pertanian. | Moderator dan Panelis |
| 18.00 – 18.30 | Penutupan dan Ucapan Terima Kasih | Sesi penutupan acara dengan memberikan kenang-kenangan bagi keynote speakers dan ucapan terima kasih kepada peserta, sponsor, dan pembicara. | MC |
Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa penyusunan rundown yang terstruktur dan efisien sangat penting untuk keberhasilan sebuah konferensi.
Dengan perencanaan yang matang, setiap sesi dapat berlangsung dengan lancar dan tepat waktu. Untuk itu, penting untuk memperhatikan tujuan acara, memahami audiens, menentukan durasi setiap sesi, serta melakukan koordinasi dan evaluasi secara menyeluruh. Dengan begitu, acara konferensi dapat berjalan sesuai rencana dan mencapai tujuannya dengan baik.
Jika Anda akan mengadakan konferensi dan ingin membuat kegiatan tersebut lebih berkesan, Mahada Indonesia menyediakan souvenir konferensi yang sangat lengkap.
Dapatkan informasi lebih lanjut mengenai souvenir ini dengan mengunjungi website kami atau langsung hubungi tim Mahada Indonesia melalui chat WhatsApp.
