Contoh Susunan Panitia Seminar

Seminar merupakan sebuah event yang membahas sesuatu terkait ilmu pengetahuan dan memiliki tujuan untuk mengedukasi audiens. Seringkali acara seminar juga diselipi promosi sebuah produk.

Mungkin anda pernah bertanya, kenapa seminar yang digelar oleh orang lain bisa sesukses itu, bisa sebanyak itu audiensnya? Apakah anda bisa membuat seminar yang bisa sukses? Jawabannya sangat bisa sekali.

Membuat sebuah seminar bukalah perkara sulit, bukan juga perkara mudah. Hal pertama yang harus anda lakukan untuk membuat seminar adalah merumuskan konsep, setelah itu susun panitia seminar anda sejak dini (minimal 3 bulan sebelum acara diselenggarakan).

Susunan panitia sangat berperan penting dalam mensukseskan sebuah event seminar, karena untuk seminar yang besar dengan audiens diatas 1000 orang tentunya membutuhkan minimal 100 orang panitia.

Penentuan jumlah panitia seminar yang akan direkrut, harus memperhatikan rasio antara jumlah audiens dan panitia, minimal panitia itu 10% dari jumlah audiens.

Contoh Susunan Panitia Seminar

Berikut merupakan contoh susunan panitia seminar beserta tugasnya yang bisa anda terapkan pada agenda event yang akan datang:

1. Ketua Panitia

Ketua panitia merupakan orang yang paling penting dalam pelaksanaan sebuah seminar. Orang yang dipilih untuk memegang jawaban ini harus bersedia untuk meluangkan waktunya lebih banyak dan bertanggung jawab atas keseluruhan pelaksanaan seminar, mulai dari perencanaan, persiapan, pelaksanaan, hingga evaluasi.

2. Wakil Ketua

Kehadiran seorang wakil ketua bisa ada ataupun tidak ada, tergantung seberapa besar event seminar yang anda buat. Tupoksi wakil ketua adalah untuk membantu ketua dalam menjalankan tugas dan fungsinya.

3. Sekretaris

Selain ketua dan wakil ketua, posisi sekretaris juga merupakan posisi penting dalam susunan panitia seminar. Seorang sekretaris bertanggung jawab atas administrasi seminar, seperti pembuatan jadwal rapat, surat-menyurat, dan menyusun laporan pertanggungjawaban.

4. Bendahara

Bendahara bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan seminar, seperti mengatur anggaran alokasi budget tiap-tiap divisi, dan menulis arus keluar masuk uang dengan teliti. Oleh karena itu, seseorang yang dipilih sebagai bendahara harus bisa dipercaya dan memiliki kemampuan manajemen keuangan sehingga anggaran yang sudah disiapkan bisa cukup hingga akhir acara.

5. Divisi Acara

Divisi acara memiliki tanggungjawab atas perencanaan dan pelaksanaan acara seminar, hal ini meliputi penyusunan rundown acara, konsep panggung, dan memastikan acara dari awal sampai akhir sudah sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Maka dari itu, orang-orang yang ada dalam divisi ini haruslah yang berpengalaman serta memiliki banyak referensi kegiatan seminar.

6. Divisi Dokumentasi dan Publikasi

Divisi ini haruslah berisi orang-orang yang kreatif, memahami media sosial, dan dapat mengambil footage dengan baik. Ini disebabkan divisi publikasi bertanggung jawab atas penyebaran informasi tentang seminar, seperti pembuatan poster, flyer, dan undangan, serta dokumentasi kegiatan seminar dari awal sampai akhir. Jika anggota dalam divisi ini merupakan orang-orang yang andal, kegiatan seminar ini dapat menarik banyak peserta.

7. Divisi Konsumsi

Divisi konsumsi memiliki tugas untuk mengenyangkan dan mengisi tenaga audiens dengan makanan, serta bertanggung jawab untuk memastikan kebutuhan konsumsi tersedia dengan baik. Mulai dari persiapan, penyajian, hingga pengelolaan sisa makanan setelah kegiatan seminar berakhir.

8. Divisi Dekorasi

Divisi dekorasi bertanggung jawab atas dekorasi ruangan seminar sesuai dengan kosep dan arahan dari tim acara. Ruangan yang nyaman tentu akan memberikan kesan yang mendalam bagi para audiens.

9. Divisi Logistik

Divisi yang satu ini bertanggungjawab atas pengadaan perlengkapan seminar, seperti kursi, meja, sound system, proyektor, dan yang lainnya. Selain itu, divisi logistik juga bertanggungjawab untuk mengatur pengangkutan barang dan memonitoring semua perlengkapan yang menunjang jalannya seminar.

10. Divisi Keamanan

Keamanan sangat diperlukan untuk membuat acara seminar menjadi kondusif, meskipun tidak pernah ada catatan perkelahian di event seminar, divisi keamanan juga perlu di buat untuk mengantisipasi gangguan lain dari luar.

11. Divisi Awareness

Tugas dan fungsi divisi Awareness ialah merumuskan konsep untuk mengambil keuntungan non materiil dari seminar tanpa merugikan audiens dan meminta masukan serta kritik kepada audiens terkait acara seminar.

Salah satu cara untuk membangun awareness pada acara seminar yang anda gelar adalah dengan memberikan souvenir seminar yang sudah di custom dengan logo perusahaan anda. 

Contoh susunan panitia seminar masih dapat disesuaikan dengan kebutuhan event seminar anda. Misalnya, apabila seminar digelar di luar kota, maka diperlukan divisi transportasi untuk mengakomodir transportasi panitia dan pembicara. Atau, jika seminar menggunakan multi bahasa (bahasa asing), maka perlu dibentuk divisi penerjemah untuk menerjemahkan acara seminar secara realtime.