Biasanya, ketika akan melaksanakan acara seminar, panitia akan mempersiapkan rundown atau susunan acara. Rundown ini dibuat dengan harapan seminar yang diselenggarakan dapat berjalan lancar dan tepat waktu. Lalu, bagaimana cara untuk membuat rundown seminar yang tepat, detail, tapi tidak terlalu membebani?
Mari simak artikel di bawah ini sampai selesai. Kami menyajikan tips serta beberapa contoh dari rundown acara seminar yang dapat Anda jadikan sebagai referensi.
Tips Membuat Rundown Seminar
Berikut ini merupakan beberapa tips membuat susunan acara seminar yang dapat Anda ikuti:
1. Tentukan Tema Seminar
Langkah awal dalam membuat sebuah rundown adalah dengan menentukan tema seminar yang akan diselenggarakan. Dengan memahami tema seminar, Anda dapat menyesuaikan susunan acara dengan audiens yang akan datang.
2. Susun Semua Daftar Kegiatan
Langkah kedua adalah dengan menyusun semua daftar kegiatan yang akan dilakukan pada saat seminar diselenggarakan. Dengan menyusun daftar kegiatan dengan cermat, Anda akan terbantu ketika membagi durasi pada setiap kegiatan.
3. Tentukan Durasi Kegiatan
Setelah menyusun apa saja kegiatan yang akan dilakukan selama seminar, maka langkah berikutnya adalah menentukan durasi. Anda harus benar-benar cermat dalam menentukan durasi di setiap kegiatan agar tidak terlalu lama atau sebentar. Jangan lupa untuk menambahkan waktu cadangan untuk mengantisipasi hal-hal di luar dugaan.
4. Libatkan Semua Panitia
Ketika menyusun rundown, jangan lupa untuk melibatkan semua panitia seminar. Dengan melibatkan panitia dalam penyusunannya, diharapkan acara yang akan digelar dapat berjalan lancar tanpa hambatan yang berarti.
5. Gunakan Format yang Jelas
Buat rundown dengan menggunakan format yang mudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat. Anda dapat menggunakan format tabel atau poin-poin untuk memudahkan keterbacaan. Pastikan juga setiap kegiatan yang tertera dalam rundown dilengkapi dengan durasi waktu dan penanggung jawabnya.
6. Lakukan Gladi Bersih
Setelah menyusun rundown dari awal hingga akhir acara, jangan lupa untuk melakukan gladi bersih dengan semua pihak yang terlibat di hari-H. Dengan melakukan gladi sebelum acara berlangsung dapat mengetahui apakah akan ada kendala atau tidak pada saat kegiatan sungguhan dilaksanakan. Serta jika ada yang belum pas pada susunan acara dapat diubah kembalik.
Contoh Rundown Acara Seminar dari Pagi hingga Siang
Di bawah ini adalah contoh rundown seminar yang dilaksanakan di pagi hingga siang hari oleh sebuah komunitas. Karena rentang waktu yang panjang, masih memungkinkan untuk meletakkan kata sambutan dari dua hingga tiga orang.
Namun bila materi cukup padat, sebaiknya pangkas alokasi waktu beberapa acara seremonial. Agar lebih jelas, silahkan cermati contoh ini.
KOMUNITAS KELUARGA PEMBELAJAR
RUNDOWN SEMINAR NASIONAL
“MERANCANG TEAMWORK BERBASIS PROYEK DALAM KELUARGA DENGAN METODE SOAR”
PEKANBARU, 8 JUNI 2024
| JAM | KEGIATAN | JUDUL MATERI | PIC |
| 07.30-08.00 | Registrasi peserta dan pembagian seminar kit | Panitia | |
| 08.00-08.10 | Pembukaan acara | MC | |
| 08.10-08.20 | Pembacaan kalam Ilahi dan doa | Sie AcaraUst. Harry | |
| 08.20-08.35 | Kata sambutan dari ketua panitia | Y. Evita, S.Psi | |
| 08.35-08.45 | Kata sambutan dari Ketua Komunitas Keluarga Pembelajar | Ayah Musa | |
| 08.45-09.00 | Kata sambutan dari Ketua Dharma Wanita Pekanbaru sekaligus pembukaan acara | Dra. Septina, M. Pd | |
| 09.00-09.20 | Coffee break | Sie konsumsi,Petugas venue | |
| 09.20-10.20 | Materi 1 | Mengenal Metode SOAR dan Aplikasinya | Aruna Asmaya, S.Psi, M.Psi |
| 10.20-11.20 | Materi 2 | Merancang Skema Teamwork Berbasis Proyek Dalam Keluarga | Suzanne Handayani, B.A., M. Psi |
| 11.20-11.30 | Ice breaking dan doorprize | MC | |
| 11.30-12.00 | Materi 3 | Praktik Metode SOAR dalam Teamwork Keluarga | Suzanne Handayani, B.A., M. Psi |
| 12.00-13.30 | Ishoma | Sie KonsumsiPetugas venue |
Jika acara seminar ini hanya setengah hari, maka rundown terakhir adalah penutupan. Termasuk pembagian hadiah dan cinderamata untuk pembicara, jika ada.
Pada contoh di atas, seminar dilakukan selama sehari penuh. Karenanya, setelah materi ketiga masih ada ishoma dan istirahat sejenak untuk memulihkan tenaga peserta dan pemateri.
Rundown Acara Seminar dari Sore hingga Malam
Contoh rundown acara seminar di bawah ini adalah kebalikan dari rundown sebelumnya. Pada contoh ini, seminar dilakukan pada sore hingga malam hari.
Seminar di rentang waktu ini biasanya singkat dan hanya menyajikan satu atau dua materi. Menimbang alokasi waktu yang singkat dan terbatas, Anda bisa memotong durasi acara seremonial. Berikut adalah contohnya, dengan tema yang sama seperti di atas.
KOMUNITAS KELUARGA PEMBELAJAR
RUNDOWN SEMINAR NASIONAL
“MERANCANG TEAMWORK BERBASIS PROYEK DALAM KELUARGA DENGAN METODE SOAR”
PEKANBARU, 8 JUNI 2024
| JAM | KEGIATAN | JUDUL MATERI | PIC |
| 15.30-16.00 | Registrasi peserta dan pembagian seminar kit | Panitia | |
| 16.00-16.10 | Pembukaan acara | MC | |
| 16.10-16.20 | Pembacaan kalam Ilahi dan doa | Sie AcaraUst. Harry | |
| 16.20-16.35 | Kata sambutan dari Ketua Komunitas Keluarga Pembelajar | Ayah Musa | |
| 16.35-16.50 | Kata sambutan dari Ketua Dharma Wanita Pekanbaru sekaligus pembukaan acara | Dra. Septina, M. Pd | |
| 16.50-18.15 | Materi 1 | Mengenal Metode SOAR dan Aplikasinya | Aruna Asmaya, S.Psi, M.Psi |
| 18.15-19.00 | Sholat maghrib dan makan malam | PanitiaPetugas venue | |
| 19.00-20.15 | Materi 2 | Merancang Skema Teamwork Berbasis Proyek Dalam Keluarga | Suzanne Handayani, B.A., M. Psi |
| 20.15-21.00 | Tanya jawab dan pembagian doorprize | Pemateri danMC | |
| 21.00-selesai | Penutupan dan pemberian cenderamata | MC dan panitia |
Kesimpulan
Rundown ini tentu bisa Anda ubah sesuai kebutuhan. Yang terpenting adalah, penyampaian materi tetap optimal.
Selain menyusun rundown dengan teliti dan mendapatkan pemateri seminar yang kompeten, jangan lupa untuk melengkapi acara dengan seminar kit dan cenderamata yang bermanfaat.
Keduanya dapat Anda pesan di Mahada, spesialis seminar kit, corporate gift, dan exclusive souvenir berkualitas. Seluruh produk dapat dipesan custom sesuai dengan tema dan branding perusahaan Anda.
Kami juga menyediakan produk sampel untuk pemesanan tertentu sehingga Anda dapat menentukan desain yang tepat sesuai kebutuhan.
Hubungi corporate gift cosultant kami untuk penawaran menarik, konsultasi, atau kunjungan langsung ke kantor Anda.
Dengan rundown acara seminar yang detail dan terarah serta dukungan merchandise eksklusif dari Mahada, semoga acara Anda lancar dan sukses.
Editor : Dodi Insan Kamil
