Kunci kesuksesan suatu event adalah dukungan logistik yang kuat, dan hal itu bisa didapat melalui sponsor. Biasanya sponsor diberikan oleh perusahaan/institusi dalam bentuk bantuan keuangan atau sumber daya lainnya. Sebagai timbal balik, perusahaan/institusi tersebut akan mendapatkan exposure melalui promosi yang dilakukan penyelenggara event. Bagi para panitia event, Anda dapat mempelajari cara mencari sponsor untuk event dengan tepat pada ulasan berikut.
Jenis-Jenis Sponsor Event
Seperti yang dijelaskan di awal, sponsor tidak hanya berupa uang tapi juga bisa dalam bentuk sumber daya lain seperti berikut:
- Finansial: Dukungan keuangan/finansial dapat diberikan secara tunai, atau Anda juga bisa memberikan kwitansi pembayaran yang akan dilunasi oleh pemberi sponsor.
- Venue: Penyewaan venue/tempat sering kali menghabiskan sebagian besar dana untuk event. Dengan demikian, panitia event bisa mencari partner venue yang tepat untuk mendapatkan potongan tarif penyewaan.
- Konsumsi: Dalam beberapa event, konsumsi dapat meningkatkan kehadiran peserta. Konsumsi ini bisa berupa bazar atau buah tangan.
- Media/promosi: Sponsor media biasanya berupa dukungan eksposur oleh jaringan TV lokal yang meliput suatu event. Sedangkan sponsor promosi dilakukan oleh influencer/artis, tapi dengan mekanisme yang mirip dengan media.
6 Cara Mencari Sponsor untuk Event
Berikut ini adalah 6 cara yang bisa anda pakai untuk mendapatkan sponsor event :
1. Menentukan Target Sponsor
Memilih sponsor yang tepat akan sangat berdampak pada reputasi dan keberhasilan suatu event. Setidaknya ada 4 indikator yang bisa dijadikan acuan untuk menentukan target sponsor:
- Audiens
Sebelum mengadakan event, panitia sudah harus menganalisis berbagai segmentasi audiens seperti target, kebutuhan dan ketertarikan audiens. Dengan begitu, Anda sebagai panitia bisa mencari sponsor yang menawarkan produk, pelayanan, atau solusi yang relevan dengan audiens.
- Potensi Sponsor
Mencari sponsor tentu tidak boleh sembarangan dan harus sesuai dengan kriteria serta tujuan event yang diadakan. Panitia event bisa melacak potensi sponsor melalui database sponsor secara online, laman resmi sponsor, hingga sosial media mereka.
- Perjanjian
Perusahaan pasti akan menawarkan perjanjian terlebih dahulu sebelum deal memberikan sponsor. Pastikan Anda bisa berkomunikasi dengan jelas dan professional agar bisa mendapatkan perjanjian yang menguntungkan kedua belah pihak.
2. Membuat Proposal Sponsor
Sama seperti proposal lainnya, untuk mengajukan proposal sponsor suatu event juga harus memiliki struktur tulisan yang rapi dan tertata mulai dari latar belakang, tujuan, tema, , susunan program, dan penutup.
Agar lebih menarik perhatian pemberi sponsor, bahasa yang digunakan harus jelas, sopan, dan to the point.
3. Bernegosiasi dengan Calon Sponsor
Salah satu cara mencari sponsor untuk event adalah dengan memaksimalkan kemampuan negosiasi. Namun sebelum itu, panitia sudah harus melakukan riset pada vendor-vendor pemberi sponsor seperti besaran/jenis dukungan yang diberikan, dan event apa saja yang juga mengajukan sponsor pada vendor tersebut.
Berbekal hasil riset itu, panitia bisa menetapkan ekspektasi yang realistis saat diajukan melalui negosiasi. Selain itu, panitia event dapat mencari ceruk yang sesuai dengan value yang dimiliki berdasarkan riset tadi.
4. Menyusun Paket Sponsorship yang Menguntungkan
Masih berkaitan dengan poin sebelumnya, paket sponsor adalah kumpulan manfaat dan value yang ditawarkan penyelenggara event pada pemberi sponsor. Paket sponsor sendiri terbagi jadi 2 jenis:
- Tiered Sponsorship: Paket sponsor yang terdiri atas berbagai level dengan manfaat/value yang berbeda-beda untuk menarik vendor yang lebih beragam.
- A La Carte Sponsorship: Paket sponsor ini menawarkan manfaat/value yang lebih spesifik dan hanya ditujukan untuk vendor tertentu.
Untuk membuat paket sponsor yang menarik, penyelenggara event harus menempatkan posisi sebagai pemberi sponsor. Dengan begitu, Anda harus bisa menerka apa yang pemberi sponsor inginkan dari event tersebut.
5. Menawarkan Keuntungan pada Sponsor
Pihak yang mengadakan event bisa menawarkan keuntungan pada proposal sponsor dengan memberikan kolom khusus mengenai apa yang diinginkan pihak sponsor. Hal ini akan membuat proposal menjadi unik, sehingga pemberi sponsor akan lebih tertarik setelah memeriksa pengajuan proposal lain yang cenderung monoton.
Jika perlu, Anda bisa langsung mencantumkan keuntungan yang bisa didapat pemberi sponsor pada proposal seperti display produk sponsor hingga mengizinkan mascot produk sponsor untuk dikirimkan pada event.
6. Memberi Souvenir Event
Selain dengan mengetahui cara mencari sponsor yang tepat, suatu event akan lebih sukses dan berkesan jika penyelenggara memberikan souvenir event. Anda bisa mendapatkan souvenir event berkualitas premium dengan desain custom yang menarik hanya di Mahada.co.id. Jadi tunggu apa lagi, segera hubungi souvenir consultant kami untuk mendapatkan berbagai diskon dan penawaran menarik.
