Setiap perusahaan wajib memiliki struktur perusahaan yang baik, struktur organisasi merupakan kerangka kerja yang menentukan bagaimana tugas, tanggung jawab, dan wewenang dikelola di dalam perusahaan.
Dengan struktur yang terorganisir, perusahaan dapat beroperasi lebih efisien, menciptakan komunikasi yang efektif, dan memastikan setiap karyawan memahami peran masing-masing.
Apa Itu Struktur Perusahaan?
Struktur perusahaan adalah susunan hierarki yang menggambarkan hubungan kerja di dalam organisasi. Struktur ini menunjukkan bagaimana pekerjaan dibagi, siapa yang bertanggung jawab atas apa, dan jalur komunikasi antar bagian dalam perusahaan. Dengan adanya struktur perusahaan, pengelolaan sumber daya manusia menjadi lebih terarah dan jelas.
Struktur ini juga membantu perusahaan untuk menjaga stabilitas operasional dan mempermudah pengambilan keputusan. Tanpa struktur yang jelas, organisasi berpotensi mengalami kekacauan, seperti kebingungan dalam pembagian tugas dan hambatan komunikasi.
Sebagai contoh sederhana dapat dilihat dalam kehidupan berkeluarga, struktur antara suami, istri dan anak. Dimana semuanya memiliki peran dan saling bergotong royong untuk membantu menjalankan keluarga dengan baik, Begitu juga dengan perusahaan, dibutuhkan struktur untuk mengisi peran dan memperjelas arah perusahaan.
Fungsi Struktur Perusahaan
Struktur perusahaan memiliki peran penting dalam mendukung keberhasilan sebuah perusahaan. Berikut adalah beberapa fungsi utamanya:
1. Mengatur Pembagian Tugas
Struktur perusahaan membantu membagi tugas sesuai dengan keahlian dan tanggung jawab masing-masing karyawan. Hal ini memastikan tidak ada tumpang tindih pekerjaan dan setiap individu memahami perannya.
2. Mempermudah Komunikasi
Dengan struktur organisasi yang baik, jalur komunikasi menjadi lebih jelas. Karyawan tahu kepada siapa mereka harus melapor, sehingga alur informasi berjalan dengan lancar.
3. Mendukung Pengambilan Keputusan
Hierarki dalam struktur perusahaan membantu mempercepat proses pengambilan keputusan. Pimpinan di setiap tingkatan memiliki wewenang untuk memutuskan hal-hal sesuai dengan tanggung jawab mereka.
4. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Dengan tugas yang terdistribusi secara tepat, perusahaan dapat bekerja lebih efisien. Tidak ada pemborosan waktu atau sumber daya akibat tugas yang tidak jelas.
5. Menjamin Kepatuhan pada Prosedur
Struktur perusahaan menetapkan aturan dan prosedur yang harus diikuti, sehingga membantu organisasi tetap berada pada jalur yang benar.
Jenis Struktur Perusahaan
Ada berbagai jenis struktur perusahaan yang digunakan sesuai dengan kebutuhan, karakteristik dan budaya perusahaan. Berikut adalah beberapa di antaranya:
1. Struktur Fungsional
Struktur ini mengelompokkan karyawan berdasarkan fungsi atau departemen, seperti marketing, finance, HR, dan produksi. Keuntungan dari struktur ini adalah spesialisasi yang tinggi dalam setiap fungsi.
2. Struktur Divisional
Struktur ini membagi organisasi berdasarkan produk, lokasi geografis, atau pasar yang dilayani. Setiap divisi memiliki tim yang bertanggung jawab secara mandiri, sehingga cocok untuk perusahaan besar dengan banyak lini produk.
3. Struktur Matriks
Struktur matriks menggabungkan elemen dari struktur fungsional dan divisional. Karyawan memiliki dua atasan: satu dari fungsi mereka dan satu dari proyek atau divisi tertentu. Meskipun fleksibel, struktur ini dapat memunculkan konflik jika tidak dikelola dengan baik.
4. Struktur Flat
Struktur flat memiliki sedikit tingkatan manajemen, sehingga lebih fleksibel dan mendorong komunikasi langsung antar karyawan. Biasanya struktur ini digunakan oleh perusahaan startup atau organisasi kecil.
5. Struktur Hierarkis
Struktur hierarkis adalah bentuk tradisional yang paling umum digunakan. Dalam struktur ini, ada tingkatan manajemen dari atas ke bawah, dengan pembagian wewenang yang jelas.
Contoh Struktur Perusahaan
Bagi anda yang ingin membuat perusahaan alangkah baiknya menentukan terlebih dahulu strukturnya, baik dari dewan direksi sampai produksi. Berikut ini contoh struktur perusahaan
1. Dewan Direksi (Board of Directors)
Biasanya sebuah perusahaan besar memiliki dewan direksi yang terdiri dari beberapa individu, diantaranya:
- Ketua Dewan (Chairman)
- Anggota Dewan Independen
- Anggota Dewan Internal
- Komite Audit
- Komite Kompensasi
- Komite Risiko
2. Manajemen Eksekutif (Executive Management)
Sama halnya dengan dewan direksi, manajemen juga terbagi kedalam beberapa posisi stategis yang membantu perusahaan dalam mengembangkan model bisnisnya, berikut ini pembagiannya:
- Chief Executive Officer (CEO)
Bertanggung jawab atas visi, strategi, dan pengambilan keputusan akhir perusahaan.
Melapor ke Dewan Direksi. - Chief Operating Officer (COO)
Bertanggung jawab atas operasional perusahaan, termasuk logistik, produksi, dan layanan pelanggan. - Chief Financial Officer (CFO)
Mengelola keuangan perusahaan, termasuk anggaran, pelaporan keuangan, dan strategi investasi. - Chief Technology Officer (CTO)
Memimpin inovasi teknologi, pengembangan produk, dan keamanan IT. - Chief Marketing Officer (CMO)
Bertanggung jawab atas strategi pemasaran, branding, dan hubungan pelanggan. - Chief Human Resources Officer (CHRO)
Mengelola sumber daya manusia, pelatihan, dan pengembangan organisasi. - Chief Legal Officer (CLO)
Menangani aspek hukum perusahaan, termasuk kepatuhan dan mitigasi risiko hukum.
3. Struktur Divisional (Berdasarkan Wilayah atau Produk)
Contoh Divisi Wilayah:
- Divisi Asia-Pasifik
- Divisi Amerika Utara
- Divisi Eropa
- Divisi Timur Tengah & Afrika
Contoh Divisi Produk:
- Divisi Elektronik Konsumen
- Divisi Barang Industri
- Divisi Layanan Keuangan
Masing-masing divisi memiliki manajer senior yang melapor kepada COO atau CEO.
4. Struktur Berdasarkan Fungsi di Setiap Divisi
- Keuangan & Akuntansi
- Pengelolaan anggaran
- Audit internal
- Analisis keuangan
- Sumber Daya Manusia (HR)
- Rekrutmen
- Manajemen kinerja
- Pelatihan dan pengembangan
- Pemasaran & Penjualan
- Strategi digital marketing
- Hubungan dengan pelanggan
- Manajemen saluran distribusi
- Produksi & Operasional
- Pengendalian kualitas
- Perencanaan rantai pasok
- Pemeliharaan fasilitas
- Teknologi Informasi (IT)
- Keamanan siber
- Infrastruktur IT
- Pengembangan software internal
- Hukum & Kepatuhan (Legal)
- Manajemen kontrak
- Kepatuhan regulasi
- Perlindungan data
5. Proyek atau Tim Khusus
- Tim Inovasi Produk: Fokus pada pengembangan produk baru.
- Tim Manajemen Krisis: Menangani situasi darurat atau risiko yang signifikan.
- Tim ESG (Environment, Social, Governance): Bertanggung jawab untuk keberlanjutan dan tanggung jawab sosial perusahaan.
6. Hubungan dengan Pemangku Kepentingan (Stakeholder)
- Investor Relations: Berkomunikasi dengan investor dan pemegang saham.
- Government Relations: Hubungan dengan pemerintah dan regulator.
- Public Relations: Mengelola citra perusahaan di media.
Struktur ini dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan teknologi mungkin memiliki departemen khusus untuk pengembangan produk dan inovasi.
Cara membangun struktur perusahaan
Membangun struktur perusahaan memerlukan perencanaan yang matang agar organisasi dapat beroperasi secara efisien dan efektif. Berikut langkah-langkah yang dapat Anda ikuti:
1. Tentukan Tujuan dan Visi Perusahaan
- Identifikasi tujuan jangka pendek dan jangka panjang, apa yang ingin dicapai perusahaan? (contoh: ekspansi pasar, inovasi produk, layanan pelanggan).
- Tentukan visi dan misi, karena kedua poin tersebut menjadi panduan utama dalam membangun struktur.
2. Identifikasi Kegiatan Utama Perusahaan
- Analisis proses bisnis inti, apa saja aktivitas utama perusahaan? Misalnya:
- Produksi
- Penjualan dan pemasaran
- Keuangan
- Layanan pelanggan
- Inovasi produk
- Pahami kebutuhan spesifik bisnis Anda, setiap bisnis memiliki aktivitas utama yang berbeda, seperti manufaktur, teknologi, atau jasa.
3. Tentukan Jenis Struktur yang Sesuai
Pilih jenis struktur organisasi berdasarkan kebutuhan:
- Struktur Fungsional: Cocok untuk perusahaan kecil hingga menengah, dengan fokus pada spesialisasi tugas.
- Struktur Divisional: Cocok untuk perusahaan besar yang memiliki produk atau pasar berbeda.
- Struktur Matriks: Cocok untuk organisasi yang sering bekerja berdasarkan proyek atau kolaborasi lintas departemen.
- Struktur Flat: Cocok untuk startup atau perusahaan kecil dengan pengambilan keputusan desentralisasi.
4. Tentukan Peran dan Tanggung Jawab
- Buat daftar departemen atau divisi yang dibutuhkan, Contoh:
- Keuangan: Pengelolaan anggaran dan pelaporan.
- Sumber Daya Manusia (HR): Rekrutmen dan pengelolaan karyawan.
- Pemasaran: Promosi dan pengembangan merek.
- Definisikan tanggung jawab masing-masing peran di setiap departemen.
5. Buat Hirarki dan Jalur Komunikasi
- Tetapkan hierarki berdasarkan tingkat tanggung jawab dan otoritas:
- Top Level: CEO, COO, CFO, dan manajemen eksekutif.
- Middle Level: Manajer departemen atau divisi.
- Lower Level: Supervisor dan staf pelaksana.
- Pastikan setiap individu tahu kepada siapa mereka melapor.
6. Tentukan Ukuran Tim
- Identifikasi berapa banyak karyawan yang diperlukan di setiap departemen.
- Buat sistem kerja yang efisien:
- Hindari terlalu banyak karyawan untuk satu tugas.
- Pastikan beban kerja terdistribusi secara merata.
7. Rancang Struktur Organisasi
- Buat bagan organisasi yang menunjukkan hubungan antarposisi.
- Gunakan perangkat lunak seperti Visio, Lucidchart, atau Canva untuk membuat visualisasi struktur.
- Pastikan bagan mudah dipahami oleh semua karyawan.
8. Bangun Sistem Proses dan Prosedur
- Tetapkan standar operasional (SOP) untuk setiap fungsi.
- Buat panduan kerja yang jelas untuk setiap departemen.
- Gunakan teknologi atau software untuk mendukung alur kerja.
9. Rekrut Karyawan yang Sesuai
- Tentukan kebutuhan kompetensi, cari karyawan yang sesuai dengan posisi.
- Berikan pelatihan, pastikan mereka memahami peran dan tanggung jawab mereka dalam struktur organisasi.
10. Evaluasi dan Sesuaikan
- Lakukan evaluasi secara berkala, apakah struktur mendukung pencapaian tujuan?
- Lakukan penyesuaian jika diperlukan:
- Tambah atau hapus divisi berdasarkan kebutuhan bisnis.
- Ubah struktur jika perusahaan mengalami pertumbuhan atau perubahan signifikan.
Kesimpulan
Struktur perusahaan menjadi elemen dasar terpenting dalam kesuksesan sebuah perusahaan. Dengan struktur yang baik, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, komunikasi, dan pengambilan keputusan. Jenis struktur yang dipilih harus disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan.
Jika anda sedang mencari gift set corporate untuk mempererat hubungan dengan mitra bisnis atau karyawan, Mahada dapat membantu anda. Kami menyediakan berbagai pilihan corporate gift berkualitas tinggi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan anda.
