Walaupun sering mendengar kata ini di berita atau membacanya di buku, tak banyak yang paham apa itu konferensi. Maka, mari membahasnya lebih dalam dalam artikel ini.
Apa itu Konferensi
Kata konferensi merupakan serapan dari kosa kata Belanda “conferentie” yang artinya pertemuan resmi. Jadi, apa itu konferensi? Secara sederhana konferensi adalah pertemuan resmi yang dilakukan dua atau beberapa pihak untuk membahas topik tertentu.
Konferensi bisa merupakan pertemuan lembaga-lembaga atau organisasi. Baik di tingkat nasional maupun internasional. Bisa juga merupakan pertemuan negara. Di dalamnya, para peserta bisa berdiskusi, mencari jalan keluar dan menentukan keputusan atas masalah yang dibahas.
Jenis-Jenis Konferensi
Jenis-jenis konferensi dapat dibagi ke dalam beberapa kategori, yaitu berdasarkan topik dan skalanya.
Berdasarkan Topik
Konferensi Bisnis
Forum diskusi dan berbagi pengetahuan tentang bisnis, wirausaha, ekspor impor, ekonomi, UKM, dan sebagainya. Contohnya adalah ASEAN Selangor Business Conference yang diadakan di Selangor, Malaysia atau Fortune Indonesia Summit yang diadakan di Jakarta, Indonesia.
Konferensi Politik dan Pemerintahan
Membahas masalah politik, keamanan, kerja sama antar negara atau wilayah, dan isu kenegaraan lainnya. Misalnya Konferensi Meja Bundar dan E-Governance Conference 2023 yang diadakan di Estonia dan dihadiri para menteri negara-negara di dunia.
Konferensi Kesehatan
Membahas isu kesehatan dan segala yang berkaitan dengan bidang tersebut. Termasuk pelayanan rumah sakit, pengembangan dan penelitian, dan sebagainya. Contohnya Hospital Management Asia Conference tahun 2024 lalu yang terlaksana di Nusa Dua, Bali.
Konferensi Budaya
Pertemuan para budayawan, pecinta seni, ilmuwan dan peneliti di bidang budaya, seni dan humaniora. Contohnya adalah World Conference of International Council for Traditions of Music and Dance (ICTMD) yang diselenggarakan setiap tahun. Tahun ini Selandia Baru adalah tuan rumahnya.
Konferensi Pers
Konterensi ini biasanya diadakan untuk menjelaskan suatu perkara atau masalah di depan para wartawan. Seperti konferensi pers PSSI beberapa waktu lalu.
Konferensi Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
Wadah pertemuan, diskusi, dan berbagi pengetahuan oleh para peneliti, ilmuwan, dan ahli di bidang iptek. Misalnya Konferensi Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Operasional Pasifik (Pacific Operational Science and Technology – POST) yang penyeleggaranya adalah Komando Indo Pasifik-AS.
Berdasarkan skala
Konferensi Internasional
Dilaksanakan oleh suatu negara atau lembaga internasional dan pesertanya adalah utusan dari berbagai negara di dunia. Contohnya Konferensi Meja Bundar yang sering kita pelajari dulu di bangku sekolah.
Konferensi Nasional
Konferensi ini pesertanya berasal dari seluruh penjuru Indonesia. Penyelenggaranya pun bertaraf nasional seperti universitas, lembaga negara, atau organisasi besar. Contohnya Konferensi Nasional Sistem Informasi yang penyelenggaranya adalah Kelompok Keilmuan informatika ITB.
Konferensi Regional
Konferensi ini bertaraf daerah atau di suatu wilayah yang lebih kecil lagi. Seperti Konferensi Daerah Pelajar Islam Indonesia yang diadakan setiap tahun.
Manfaat Konferensi
Ada banyak sekali manfaat konferensi bagi pesertanya, diantaranya:
- Mendapat banyak tambahan ilmu bermanfaat.
- Berkesempatan berdiskusi dan membahas persoalan bersama para ahli dan pakar secara langsung.
- Menambah pengalaman.
- Menambah jejaring dan koneksi.
- Memperoleh bekal untuk membangun di daerah atau negara asal.
Sedangkan penyelenggara konferensi akan mendapat manfaat berupa:
- Memperkuat branding organisasi, terutama di bidang ilmu pengetahuan.
- Menjalin hubungan baik dengan para ilmuwan, pakar, ahli dan profesional.
- Mempekenalkan nama dan kegiatan organisasi pada khalayak ramai.
- Berkesempatan memaparkan visi, program, tujuan, dan pencapaian organisasi.
Unsur-Unsur Konferensi
Pemaparan Masalah
Pada tahap ini, pembicara dari pihak penyelenggara memaparkan secara garis besar permasalahan-permasalahan yang akan dibahas dalam konferensi.
Keynote Speak
Keynote speak atau pidato utama adalah pembahasan masalah utama dalam konferensi. Selaku pembawa pidato, keynote speaker ini akan memaparkan kajian, pendapat, dan penelitian terkait yang bisa mendorong peserta untuk mendiskusikan penyelesaian.
Diskusi
Diskusi berlangsung antara para peserta, dipimpin oleh moderator dengan arahan dan masukan dari para pakar dalam konferensi.
Presentasi dan Lokakarya
Selain keynote speaker, beberapa peserta terpilih yang sudah mendaftarkan karya tulis atau jurnal ilmiahnya bisa mempresentasikan karya tersebut di depan forum.
Networking
Selama konferensi berlangsung, peserta dapat menambah relasi dan koneksi serta berjejaring dengan para pakar di bidang terkait.
Struktur Konferensi
Pada umumnya, struktur atau rangkaian acara konferensi terdiri atas beberapa kegiatan, yaitu:
Pembukaan
Pada sesi ini peserta melakukan registrasi ulang dan duduk di posisi yang telah ditentukan panitia. Setelah itu ada pemaparan masalah secara garis besar untuk memberi gambaran pelaksanaan konferensi.
Seminar
Di sesi seminar, keynote speaker berkesempatan menyampaikan pidatonya.
Diskusi Panel
Seminar dapat berlanjut ke diskusi panel yang melibatkan seluruh peserta konferensi.
Presentasi hasil konferensi
Dari hasil seminar, diskusi, dan presentasi, pembicara utama dan pimpinan konferensi lantas menarik hasil utama konferensi. Hasil ini bisa berupa kesepakatan, kesimpulan, bantuan, atau pembentukan tim khusus untuk menyelesaikan masalah yang mereka bahas.
Penutupan
Di sesi penutupan, peserta dapat menambah jejaring sosial. Panitia akan memerikan cenderamata bagi seluruh peserta dan pembicara konferensi.
Pastikan cenderamata yang dibagikan benar-benar eksklusif, bermanfaat, dan berkualitas tinggi. Seperti aneka cenderamata, corporate gift, souvenir premium yang disediakan oleh Mahada.
Panitia Konferensi
Susunan panitia konferensi tidak jauh berbeda dengan susunan panitia acara resmi lainnya. Yaitu:
- Penanggung Jawab
- Ketua Pelaksana
- Sekretaris
- Bendahara/Bagian Keuangan
- Divisi Konferensi
- Divisi Publikasi
- Divisi IT
- Divisi Humas
Jangan lupa untuk menghubuni Customer Service Mahada sekarang juga. Agar kami dapat merancang dan menciptakan souvenir terbaik untuk konferensi Anda.
