Berasal dari serapan bahasa Inggris, event identik dengan acara meriah dan ramai. Tetapi, sebenarnya apa itu event? Mari mencari tahu arti, jenis, manfaat dan unsurnya dalam artikel ini.
Rekomendasi Produk yang mungkin anda butuh kan : Souvenir Event
Apa itu Event
Oxford Languages, sebuah kamus bahasa Inggris online memberikan banyak makna untuk event. Lantas, apa itu event sebenarnya?
- Sesuatu yang terjadi, terutama kejadian penting
- Sebuah acara sosial atau kegiatan publik
- Setiap pertandingan yang menjadi bagian dalam kompetisi olahraga.
Dari ketiga pengertian di atas, mari kita tarik kesimpulan tentang apa itu event.
Event adalah sebuah acara, kegiatan, atau peristiwa yang dirancang dan dilaksanakan untuk tujuan tertentu, baik dalam skala publik maupun terbatas.
Event dapat berupa acara seni, ilmu pengetahuan, pertandingan olahraga, pameran, festival, bahkan ritual keagamaan.
Penyelenggaraan event bisa oleh lembaga, perusahaan, maupun kantor pemerintahan. Baik dalam skala nasional maupun internasional.
Jenis-Jenis Event
Mengingat pengertian tentang apa itu event bisa sangat luas, kita bagi jenis-jenis event berdasarkan tujuan dan skalanya.
1. Jenis Event Berdasarkan tujuannya
– Event bisnis dan perusahaan
Misalnya pameran UMKM, seminar bisnis, workshop dan pelatihan, expo, pertemuan bisnis, dan sebagainya.
– Event politik dan pemerintahan
Acara ini dapat berlangsung dalam skala nasional maupun internasional. Misalnya seminar hukum, debat politik, konferensi negara-negara Asia, dll.
– Event budaya dan seni
Konser, festival seni, pameran budaya dan instalasi seni rupa, seminar budaya dan adat, adalah beberapa contoh event ini.
– Event olahraga
Anda tentu tahu Pekan Olahraga Nasional, SEA Games, dan Olimpiade, bukan? Ketiganya adalah event olahraga.
Pertandingan olahraga tingkat daerah atau antar klub juga bisa masuk dalam kategori ini.
– Event ilmu pengetahuan
Contohnya adalah seminar iptek, pameran robotika, konferensi dokter se Asia, dan olimpiade sains.
2. Jenis Event Berdasarkan skalanya
– Event lokal
Merupakan event yang terlaksana dalam lingkup daerah tertentu, atau lingkungan tertentu. Misalnya festival makanan lokal, acara pribadi dan organisasi, dll.
– Event nasional
Event yang audiens atau pengunjungnya berasal dari seluruh penjuru negeri. Misalnya festival tari nusantara, Pekan Olahraga Nasional, dll.
– Event internasional
Penyelenggara event ini adalah organisasi bertaraf internasional, atau suatu negara. Sementara audiens-nya berasal dari berbagai negara. Misalnya seminar internasional atau Olimpiade.
Manfaat Event
Event sangat bermanfaat bagi khalayak ramai, pesertanya, serta penyelenggaranya. Diantara manfaat tersebut adalah:
- Memperkenalkan budaya, ilmu pengetahuan, dan perkembangan terbaru dunia kepada khalayak ramai
- Menambah jejaring dan memperluas koneksi serta kontak, yang sangat bermanfaat bagi para profesional
- Mempromosikan pariwisata dan budaya daerah
- Menambah devisa negara atau daerah penyelenggara.
- Bagi panitia, membantu penyelenggaraan event adalah sarana menambah pengalaman dan jejaring, serta credit point yang bagus di portofolio.
Unsur-Unsur Event
1. Tujuan dan Konsep Acara
Tujuan dan konsep acara harus sudah matang sebelum unsur yang lainnya disusun. Termasuk cakupan dan skala acara, waktu pelaksanan, dan lokasinya.
2. Susunan dan Timeline Acara
Susunan acara lengkap dengan timeline dan pembagian per waktu, agar seluruh rangkaian acara terlaksana dengan baik.
3. Anggaran Biaya
Anggaran biaya sangat penting untuk menentukan berapa nominal dan jumlah tiket yang harus terjual, berapa target sponsorship, dan jumlah fee untuk pengisi acara.
4. Pengisi Acara
Jumlah, kapasitas keilmuan, dan peran pengisi acara tergantung pada jenis event yang terlaksana.
5. Pembagian Tanggung Jawab Kerja
Pembagian tanggung jawab kerja yang baik dan koordinasi yang rapi adalah jaminan acara akan berlangsung sukses.
6. Promosi dan penjualan tiket
Keduanya berkaitan erat dengan pemasukan selama acara. Terutama untuk event yang memang profit oriented, diusahakan ada laba yang terkumpul dari penyelenggaraan acara.
Struktur Event
Struktur event sangat tergantung pada jenis, tujuan dan skala event yang dilaksanakan. Namun pada umumnya terdiri dari:
1. Pre launching section, dimana panitia melakukan promosi kepada audiens.
2. Launching section, yaitu saat rangkaian acara event berlangsung.
3. Evaluation, dimana acara sudah selesai dan panitia melaporkan pertanggung jawaban serta mengevaluasi pelaksanaannya.
Panitia Event
Panitia event sering disebut Event Organizer (EO) dan memiliki bagian-bagian sebagai berikut:
1. Manajer Event
Bertugas memimpin seluruh tim dan bertanggung jawab atas kesuksesan acara
2. Koordinator Logistik
Menangani masalah konsumsi, lokasi, peralatan, dan transportasi peserta event selama acara berlangsung.
3. Koordinator Humas
Menghubungi pengisi acara, mengurus perizinan, berkoordinasi dengan perangkat masyarakat dan lingkungan setempat.
4. Koordinator Acara
Merencanakan dan melaksanakan rangkaian kegiatan, mengatur dan menentukan lighting, sound system, rundown dan timeline acara.
5. Koordinator Pemasaran dan Promosi
Menangani promosi acara melalui media online dan offline. Juga mengatur penjualan tiket, booth dan stand sponsor, penjualan merchandise, dan lain-lain.
Merchandise yang dijual ke khalayak atau pengunjung event memiliki peran penting dalam promosi, lho.
Merchandise yang berkesan akan membuat kenangan event terasa lebih bermakna. Sekaligus menjadi ajang promosi jika event serupa akan dilaksanakan lagi di masa mendatang.
6. Koordinator Administrasi
Menangani masalah administrasi dan kesekretariatan. Seperti surat menyurat, kontrak, perjanjian, dan dokumentasi arsip.
7. Koordinator Keuangan
Mengelola dan mengendalikan anggaran agar tidak melampaui batas, mencatat dan mengkalkulasikan hasil penjualan tiket dari bagian pemasaran.
Kini Anda telah memahami apa itu event beserta struktur dan unsur di dalamnya.
Jangan lupa hubungi Mahada segera untuk mendapatkan merchandise berkualitas dan menarik untuk acara Anda.
