Anda punya buku agenda tapi bingung bagaimana mulai mengisinya? Buku agenda pada umumnya berfungsi untuk mencatat administrasi perkantoran. Namun saat ini buku agenda tidak lagi terbatas hanya digunakan untuk mencatat lalu lintas surat masuk dan surat keluar.
Buku agenda digunakan juga sebagai planner book bahkan diary. Terlebih layout buku agenda sekarang dapat Anda desain sendiri. Jadi Anda bisa lebih bebas berekspresi dalam mengisi buku agenda Anda.
Dengan kata lain, buku agenda tidak hanya untuk admin atau sekretaris. Buku agenda dapat dimiliki dan digunakan oleh siapapun. Berapapun usianya. Apapun pekerjaannya.
Sebelum melakukan langkah-langkah mengisi buku agenda, siapkan alat tulis Anda. Tidak perlu menggunakan banyak alat. Untuk langkah awal, menyiapkan pulpen atau drawing pen, pensil warna atau stabilo dan penggaris sudah cukup.
Berikut ini 6 langkah yang perlu dilakukan dalam mengisi buku agenda bagi pemula.
1. Key symbol
Hal pertama yang perlu dilakukan dalam mengisi buku agenda bagi pemula yakni menentukan key symbol. Apa itu key symbol? Key symbol atau simbol kunci adalah simbol-simbol yang nantinya akan Anda gunakan untuk menandai topik-topik yang akan Anda masukkan dalam buku agenda Anda.
Ada 3 simbol dasar yang digunakan dalam key symbol ini. Namun Anda nanti dapat memodifikasi atau membuat simbol sendiri sesuai keinginan Anda. 3 simbol dasar tersebut adalah:
- Simbol
titik (.) sebagai penanda tugas - Simbol
lingkarangan (o)sebagai penanda event (kegiatan) - Simbol
strip (-) sebagai penanda catatan
Buku agenda pada dasarnya difungsikan sebagai memory keeper. Sehingga, Anda hanya perlu menulis hal-hal penting dan sesingkat mungkin sebagai pengingat. Gunakan simbol-simbol yang sudah Anda tentukan untuk menandai setiap topik atau jenis catatan Anda.
2. How to Index
Indeks adalah susunan istilah atau kata penting sesuai abjad untuk memberikan informasi mengenai nomor halaman tempat istilah atau kata tersebut ditemukan. Selain indeks, Anda bisa menggantinya dengan daftar isi agar lebih mudah membuatnya.
Pastikan untuk menyiapkan 2 lembar atau lebih halaman kosong di bagian awal souvenir buku agenda untuk membuat indeks atau daftar isi. Jadi pastikan pula Anda untuk memberi nomor halaman dan judul pada halaman-halaman yang akan diisi.
3. Schedule Formation
Buku agenda tidak lepas dengan perencanaan. Jadwal ini terdapat beberapa kategori:
- Future log. Future log ini merupakan kalender beberapa bulan atau mencakup satu tahun yang menandai kegiatan-kegiatan yang ingin atau akan Anda lakukan di masa mendatang. Tandai tanggal-tanggal dan berikan catatan singkat berkaitan dengan tanggal-tanggal tersebut.
- Monthly log. Monthly log mirip dengan future log. Perbedaannya, future log tampilannya merupakan penanda di seluruh bulan. Sedangkan monthly log ini lebih sempit lagi lingkupnya. Anda dapat membuat kolom atau tabel untuk setiap tanggal dalam satu bulan. Gunakan key symbol untuk mengkategorikan jenis jadwal pada space catatannya.
- Weekly log. Weekly log adalah format penjadwalan yang paling sering dilakukan orang kebayakan. Formatnya yaitu membuat kolom atau tabel untuk setiap hari dalam sepekan. Senin hingga sabtu.
- Daily log. Jika Anda punya jadwal yang padat setiap harinya, jangan lewatkan format daily log ini. Anda dapat mengisi daily log untuk setiap satu hari penuh secara detil. Mulai dari kegiatan sejak bangun tidur hingga pergi tidur kembali.
4. Spreads, Tracker, Goals and More
Selain format jadwal, Anda dapat menambahkan segala macam spread, seperti self care spreads, meal planning spreads. Anda juga bisa mengisi dengan goals and reward untuk tiap bulan, pekan bahkan setiap harinya. Selain itu, Anda juga dapat menambahkan format tracker untuk berbagai kegiatan, seperti sleep tracker misalnya. Sleep tracker ini untuk memantau jadwal tidur Anda setiap harinya sesuai jadwal atau tidak, kurang atau lebih.
5. Migration
Apa itu migration atau migrasi? Migrasi adalah istilah yang digunakan untuk menandai task, event atau oppointment yang tidak atau belum terlaksana di hari bulan atau tahun, dan masih akan dilanjutkan di waktu mendatang.
Jika kita sudah melaksanakan atau menjalankan task, oppointment atau event yang Anda rencanakan, Anda bisa menandainya dengan tanda silang atau coret. Jika belum, biarkan saja. Nanti akan ditentukan apakah perlu dimigrasi atu tidak di hari, bulan atau tahun berikutnya.
Migrasi ini dilakukan dengan cara, sebelum mengisi jadwal pada hari atau bulan ini, cek terlebih dulu hari hari atau bulan sebelumnya. Apakah ada task yang tertunda atau belum dijalankan. Jika ada, Anda bisa menuliskannya kembali di hari berikutnya dan memberi tanda > (lebih besar) di atas simbol task atau event sebagai pengingat bawa task atau event itu sudah dimigrasi ke hari berikutnya.
6. Do it!
Jika Anda sudah memahami 5 langkah di atas, maka sudah saatnya Anda mengerjakannya dan tidak menundanya. Anda bisa menggunakan buku agenda yang sudah Anda miliki atau Anda dapat membeli buku agenda yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Bagi pemula, ada baiknya Anda mencoba buku agenda yang memiliki isi tanpa format. Seperti Bullet journal. Buku ini merupakan buku yang hanya berisi lembaran kosong.
Kenapa?
Karena buku agenda yang sudah berisi format-format, mungkin dapat membingungkan Anda. Alih-alih semangat mengisinya, Anda mungkin melewatkan format-format bahkan halaman-halaman tersebut, karena tidak tahu apa yang harus Anda lakukan pada format buku agenda yang sudah ada. Sedangkan dengan membuat format sendiri, Anda bisa lebih paham format yang sesuai dengan kebutuhan Anda, sehingga Anda bisa lebih semangat dalam mengisi buku agenda.
Itulah 6 langkah dalam mengisi buku agenda bagi pemula. Selamat mencoba dan berekspresi dengan buku agenda Anda!
