Apa Itu Workflow? Pengertian, Fungsi, Manfaat, dan Contohnya

Workflow merupakan salah satu konsep penting dalam pengelolaan pekerjaan, baik di perusahaan, organisasi, maupun aktivitas operasional sehari-hari. Alur kerja yang dirancang dengan baik dapat membantu tim memahami urutan pekerjaan, pembagian tanggung jawab, serta hasil yang perlu dicapai pada setiap tahap.

Apa Itu Workflow?

Workflow atau alur kerja adalah rangkaian tugas dan aktivitas yang disusun dalam urutan tertentu untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau mencapai hasil yang telah ditentukan.

Cambridge Dictionary mendefinisikan workflow sebagai cara suatu jenis pekerjaan diatur atau urutan tahapan dalam sebuah proses kerja. Sementara itu, TechTarget menjelaskan bahwa workflow terdiri atas serangkaian aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas. Setiap aktivitas umumnya memiliki tahapan sebelum dan sesudahnya, kecuali pada bagian awal dan akhir proses.

Secara sederhana, workflow menjelaskan beberapa hal berikut:

• pekerjaan yang harus dilakukan;
• urutan pelaksanaan pekerjaan;
• pihak yang bertanggung jawab;
• informasi atau dokumen yang dibutuhkan;
• aturan untuk melanjutkan ke tahap berikutnya; serta
• hasil akhir yang ingin dicapai.

Workflow tidak selalu berbentuk proses yang sepenuhnya otomatis. Alur kerja dapat dijalankan secara manual, menggunakan dokumen atau lembar kerja, maupun secara digital melalui perangkat lunak manajemen tugas dan otomatisasi.

Sebagai contoh, workflow persetujuan pengadaan barang dapat dimulai dari pengajuan kebutuhan oleh karyawan, pemeriksaan oleh atasan, verifikasi anggaran oleh bagian keuangan, persetujuan manajemen, hingga pembuatan pesanan kepada pemasok.

Komponen Utama Workflow

Sebuah workflow yang baik umumnya memiliki beberapa komponen penting.

1. Pemicu

Pemicu merupakan peristiwa yang mengawali alur kerja. Hal yang dapat jadi pemicu berupa masuknya formulir, permintaan pelanggan, perubahan data, jadwal tertentu, atau keputusan dari pihak terkait.

2. Tugas atau aktivitas

Tugas adalah pekerjaan yang harus diselesaikan pada setiap tahapan. Aktivitas tersebut dapat dilakukan oleh manusia, sistem, maupun kombinasi keduanya.

3. Urutan kerja

Urutan kerja menentukan tahapan yang harus dilalui sejak proses dimulai hingga selesai. Urutannya dapat berbentuk linear, bercabang berdasarkan kondisi tertentu, atau berulang sampai persyaratan terpenuhi.

4. Penanggung jawab

Setiap tahapan perlu memiliki pihak yang bertanggung jawab. Pembagian peran yang jelas membantu mencegah pekerjaan terlewat atau dilakukan oleh pihak yang tidak memiliki kewenangan.

5. Aturan dan keputusan

Beberapa workflow memiliki aturan untuk menentukan langkah berikutnya. Sebagai contoh, pengajuan biaya di atas nominal tertentu mungkin harus memperoleh persetujuan dari manajer tingkat lebih tinggi.

6. Hasil akhir

Workflow harus memiliki keluaran yang dapat diidentifikasi, seperti dokumen yang telah disetujui, pesanan yang diproses, laporan yang dikirim, atau keluhan pelanggan yang diselesaikan.

Fungsi Workflow

Workflow berfungsi sebagai pedoman yang mengarahkan pelaksanaan pekerjaan dari tahap awal sampai selesai. Berikut beberapa fungsi utamanya.

1. Menetapkan urutan pekerjaan

Workflow membantu menyusun aktivitas secara sistematis sehingga anggota tim mengetahui pekerjaan yang harus dilakukan dan tahapan yang perlu diselesaikan berikutnya.

2. Memperjelas tanggung jawab

Setiap tugas dapat diberikan kepada individu, jabatan, atau departemen tertentu. Pembagian tersebut memperjelas kepemilikan pekerjaan dan mengurangi risiko tugas saling dilemparkan.

3. Menjaga konsistensi proses

Alur kerja yang terdokumentasi membuat pekerjaan dapat dilakukan dengan standar yang sama. Konsistensi sangat penting untuk menjaga kualitas produk, layanan, dan pengalaman pelanggan.

4. Mempermudah koordinasi

Workflow membantu menghubungkan pekerjaan antaranggota tim maupun antardepartemen. Informasi, dokumen, dan hasil pekerjaan dapat diteruskan kepada pihak berikutnya secara lebih terarah.

5. Menjadi dasar evaluasi

Setiap tahapan yang telah dipetakan dapat diperiksa untuk menemukan keterlambatan, pekerjaan berulang, penggunaan sumber daya yang tidak efektif, atau hambatan lainnya.

6. Mendukung pengawasan dan kepatuhan

Workflow memungkinkan organisasi mengetahui status pekerjaan, pihak yang telah mengambil tindakan, serta waktu penyelesaian setiap tahapan. Dokumentasi tersebut juga dapat membantu membentuk rekam jejak pemeriksaan atau audit trail.

7. Membuka peluang otomatisasi

Tugas yang memiliki aturan jelas dan dilakukan secara berulang dapat dialihkan kepada perangkat lunak. Contohnya adalah pengiriman notifikasi, pemindahan data, pembuatan dokumen, penugasan tiket, dan permintaan persetujuan.

Manfaat Workflow bagi Organisasi

Penerapan workflow yang tepat dapat memberikan sejumlah manfaat berikut.

Meningkatkan efisiensi operasional

Workflow membantu menghilangkan tahapan yang tidak diperlukan, mengurangi pekerjaan ganda, dan mempercepat perpindahan tugas dari satu pihak kepada pihak berikutnya.

Meningkatkan transparansi pekerjaan

Status pekerjaan dapat dipantau dengan lebih jelas. Tim dapat mengetahui tugas yang belum dimulai, sedang dikerjakan, menunggu persetujuan, atau telah selesai.

Mengurangi risiko kesalahan

Petunjuk, aturan, dan tanggung jawab yang jelas dapat mengurangi kesalahan akibat kelalaian, kekeliruan pengiriman dokumen, atau tahapan yang terlewat. Meski demikian, workflow tidak sepenuhnya menghapus kesalahan manusia sehingga proses pemeriksaan tetap diperlukan.

Membantu menemukan hambatan

Workflow memberikan gambaran menyeluruh mengenai perjalanan sebuah pekerjaan. Dari gambaran tersebut, organisasi dapat mengenali tahapan yang terlalu lama, beban kerja yang tidak seimbang, atau proses persetujuan yang berlebihan.

Mendorong kemandirian tim

Anggota tim tidak harus terus-menerus menunggu instruksi karena prosedur, tanggung jawab, dan tahapan pekerjaan telah ditentukan. Pengawasan dapat difokuskan pada hasil, masalah, dan pengecualian yang membutuhkan keputusan.

Mempermudah peningkatan skala

Proses yang telah distandardisasi lebih mudah diterapkan kepada tim yang lebih besar, cabang baru, atau volume pekerjaan yang meningkat.

Meningkatkan kualitas layanan

Alur kerja yang konsisten membantu organisasi memberikan layanan yang lebih cepat dan seragam. Pelanggan juga dapat memperoleh informasi yang lebih jelas mengenai status permintaan mereka.

Microsoft menyebutkan bahwa otomatisasi proses dapat meningkatkan efisiensi, standardisasi, visibilitas, kemampuan pengambilan keputusan, serta pengelolaan data dan dokumen. IBM juga menjelaskan bahwa otomatisasi workflow dapat mengurangi tugas manual yang berulang, memperpendek waktu proses, menekan kesalahan pencatatan, dan menyederhanakan alur persetujuan.

Jenis-Jenis Workflow

Workflow dapat dibedakan berdasarkan bentuk dan cara pelaksanaannya.

Workflow linear

Setiap pekerjaan dilakukan secara berurutan dari satu tahap ke tahap berikutnya. Tahapan sebelumnya harus selesai sebelum proses dapat dilanjutkan.

Contohnya adalah pengajuan cuti yang dimulai dari pengisian formulir, pemeriksaan atasan, persetujuan HR, dan pencatatan kehadiran.

Workflow bercabang

Tahapan berikutnya ditentukan berdasarkan kondisi atau keputusan tertentu.

Sebagai contoh, transaksi dengan nilai kecil dapat langsung disetujui supervisor, sedangkan transaksi dengan nilai besar harus diteruskan kepada manajer.

Workflow paralel

Beberapa tugas dapat dikerjakan secara bersamaan untuk mempercepat proses.

Pada proses penerimaan karyawan, pemeriksaan dokumen, pembuatan akun sistem, dan persiapan perangkat kerja dapat dijalankan secara paralel oleh departemen yang berbeda.

Workflow manual

Sebagian besar aktivitas dilakukan oleh manusia, misalnya melalui formulir cetak, pesan instan, email, atau lembar kerja.

Workflow otomatis

Sebagian atau seluruh tahapan dijalankan oleh perangkat lunak berdasarkan aturan tertentu. Sistem dapat memindahkan data, mengirim notifikasi, menetapkan penanggung jawab, atau meneruskan permintaan persetujuan secara otomatis.

Contoh Penerapan Workflow

Workflow dapat digunakan pada berbagai bidang dan jenis pekerjaan.

Persetujuan dokumen

Dokumen dibuat oleh staf, diperiksa oleh koordinator, direvisi apabila diperlukan, lalu disahkan oleh manajer.

Pelayanan pelanggan

Keluhan pelanggan diterima oleh sistem, dikelompokkan berdasarkan topik, diteruskan kepada tim terkait, ditangani, dan ditutup setelah pelanggan memperoleh penyelesaian.

Pembuatan konten

Proses dimulai dari riset topik, penyusunan brief, penulisan, penyuntingan, optimasi SEO, persetujuan, publikasi, hingga evaluasi performa.

Pengolahan faktur

Faktur diterima, datanya diverifikasi, dicocokkan dengan pesanan, dimintakan persetujuan, lalu dijadwalkan untuk pembayaran.

Penerimaan karyawan

Workflow dapat mencakup pengumpulan dokumen, penandatanganan kontrak, pembuatan akun, penyediaan perangkat kerja, orientasi, dan pelatihan awal.

Perbedaan Workflow dan Proses Bisnis

Workflow dan proses bisnis saling berhubungan, tetapi memiliki cakupan yang berbeda.

Workflow berfokus pada urutan tugas, perpindahan informasi, pembagian tanggung jawab, dan aturan penyelesaian suatu pekerjaan. Sementara itu, proses bisnis memiliki cakupan lebih luas karena mencakup rangkaian kegiatan, sumber daya, kebijakan, teknologi, dan strategi yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi.

Sebagai contoh, proses bisnis penjualan meliputi strategi pemasaran, pengelolaan calon pelanggan, negosiasi, transaksi, pengiriman, dan layanan purnajual. Di dalam proses tersebut terdapat beberapa workflow, seperti workflow persetujuan diskon, pembuatan kontrak, pemrosesan pesanan, dan penanganan keluhan.

Apa Itu Workflow Automation?

Workflow automation adalah penggunaan teknologi untuk menjalankan sebagian atau seluruh tahapan alur kerja secara otomatis.

IBM menjelaskan bahwa otomatisasi workflow mengoptimalkan proses dengan menggantikan tugas manual menggunakan perangkat lunak. Namun, penggunaan kecerdasan buatan bukan merupakan syarat utama. Otomatisasi juga dapat berjalan menggunakan aturan dan logika yang telah ditentukan.

Contoh aktivitas yang dapat diotomatisasi meliputi:

• mengirim notifikasi ketika permintaan baru masuk;
• meneruskan dokumen kepada pemberi persetujuan;
• membuat tugas berdasarkan formulir;
• memperbarui status pekerjaan;
• memindahkan data antar-aplikasi;
• mengirim laporan secara terjadwal; dan
• mengingatkan penanggung jawab ketika tenggat waktu mendekat.

Tidak semua tahapan harus diotomatisasi. Pekerjaan yang membutuhkan pertimbangan, kreativitas, empati, penilaian risiko, atau keputusan strategis tetap memerlukan keterlibatan manusia.

Cara Membuat Workflow yang Efektif

Pembuatan workflow sebaiknya dimulai dengan memahami proses yang sedang berjalan.

Pertama, tentukan tujuan dan hasil akhir yang ingin dicapai. Kedua, identifikasi seluruh tugas, pihak yang terlibat, dokumen, sistem, serta aturan yang digunakan. Ketiga, susun urutan aktivitas dan tentukan penanggung jawab pada setiap tahapan.

Setelah itu, cari pekerjaan yang tidak memberikan nilai, dilakukan berulang, atau menyebabkan keterlambatan. Tahapan yang telah disederhanakan dapat didokumentasikan menggunakan diagram alur atau peta proses.

Workflow kemudian perlu diuji sebelum diterapkan secara luas. Organisasi juga harus menetapkan indikator seperti waktu penyelesaian, tingkat kesalahan, jumlah pekerjaan tertunda, biaya proses, dan kepuasan pengguna.

Evaluasi sebaiknya dilakukan secara berkala karena workflow yang efektif saat ini belum tentu tetap sesuai ketika volume pekerjaan, struktur tim, teknologi, atau kebutuhan pelanggan berubah.

FAQ tentang Workflow

Apakah workflow hanya digunakan untuk pekerjaan kantor?

Tidak. Workflow dapat diterapkan pada berbagai bidang, seperti manufaktur, kesehatan, pendidikan, logistik, pemasaran, layanan pelanggan, keuangan, pengembangan perangkat lunak, dan administrasi pemerintahan.

Apakah setiap pekerjaan membutuhkan workflow?

Tidak semua aktivitas membutuhkan workflow yang kompleks. Namun, pekerjaan yang dilakukan berulang, melibatkan banyak pihak, memiliki aturan tertentu, atau berisiko mengalami kesalahan akan memperoleh manfaat lebih besar dari alur kerja yang terdokumentasi.

Apa perbedaan workflow dan SOP?

Workflow menunjukkan urutan perpindahan tugas dari satu tahap ke tahap berikutnya. SOP menjelaskan standar, aturan, serta cara melakukan pekerjaan tersebut. Workflow menjawab pertanyaan “apa yang dilakukan berikutnya dan oleh siapa”, sedangkan SOP lebih banyak menjelaskan “bagaimana pekerjaan harus dilakukan”.

Apakah workflow harus menggunakan software?

Tidak. Workflow dapat dibuat menggunakan dokumen, papan tugas, diagram, atau lembar kerja. Perangkat lunak menjadi lebih bermanfaat ketika jumlah pekerjaan meningkat, melibatkan banyak pihak, atau membutuhkan pencatatan dan otomatisasi.

Apakah workflow dapat diotomatisasi sepenuhnya?

Sebagian workflow dapat diotomatisasi sepenuhnya apabila semua tahapannya memiliki aturan yang jelas. Namun, proses yang membutuhkan penilaian manusia biasanya menggunakan pendekatan gabungan antara otomatisasi dan pemeriksaan manual.

Apa tanda workflow perlu diperbaiki?

Beberapa tandanya adalah pekerjaan sering terlambat, tugas berulang, tanggung jawab tidak jelas, terlalu banyak persetujuan, kesalahan yang sama terus terjadi, serta sulitnya mengetahui status pekerjaan.

Akhir Kata

Workflow adalah rangkaian aktivitas yang mengatur bagaimana sebuah pekerjaan berpindah dari tahap awal menuju hasil akhir. Alur kerja yang dirancang dengan baik dapat memperjelas tanggung jawab, menjaga konsistensi, meningkatkan transparansi, mengurangi pekerjaan berulang, dan membantu organisasi menemukan hambatan operasional.

Workflow juga menjadi fondasi penting bagi otomatisasi. Meskipun demikian, penerapannya tidak hanya berkaitan dengan penggunaan perangkat lunak. Organisasi tetap perlu memahami tujuan, menyederhanakan proses, menetapkan tanggung jawab, dan mengevaluasi hasilnya secara berkala.

Editor: Dodi Insan Kamil