Menyelenggarakan event tentu bukanlah hal yang sederhana, terlebih saat event yang anda adakan event besar dengan peserta yang banyak. Nah, untuk itu perlu adanya persiapan yang matang sebelum event tersebut diadakan.
Apa saja yang perlu dipersiapkan sebelum mengadakan event? Diantaranya adalah menentukan konsep dan tujuan acara, menentukan anggaran serta venue event. Saat hal – hal tersebut sudah dipersiapkan dengan matang, maka event yang anda adakan akan lebih menarik dan berjalan dengan lancar.
Berikut penjelasan lebih detail mengenai hal yang perlu dipersiapkan sebelum mengadakan event.
1. Menentukan Konsep dan Tujuan Acara
Hal utama dalam mempersiapkan suatu event tentu adalah konsep dan tujuan acara. Anda perlu mengetahui terlebih dahulu apa tujuan dari event yang akan diadakan.
Apakah event tersebut merupakan seminar, pelatihan atau workshop. Hal ini akan menentukan langkah dan persiapan lain yang perlu anda siapkan. Event pelatihan mungkin memerlukan persiapan yang lebih panjang dan banyak dibanding dengan workshop maupun seminar. Tak hanya itu, anda juga perlu menentukan tema serta konsep yang akan digunakan untuk event tersebut. Dengan demikian Event yang diselenggarakan akan lebih menarik.
2. Menyusun Anggaran
Berikutnya, anda perlu menyusun anggaran sebelum mengadakan event apapun. Pastikan untuk menyusun rencana anggaran yang detail mulai dari pengeluaran untuk alat tulis, ID Card, hingga venue atau bahkan MC yang akan memandu event tersebut.
Anggaran yang disusun sebaiknya dapat memuat segala hal seperti konsumsi selama event serta anggaran yang dibutuhkan dalam mempromosikan event tersebut.
3. Pemilihan Venue
Seperti telah disebutkan sebelumnya, memilih venue yang tepat juga termasuk hal yang perlu dipersiapkan dalam mengadakan event.
Untuk mengadakan event yang lancar, anda perlu menemukan venue yang sesuai dengan kapasitas yang sesuai dengan jumlah peserta yang akan menghadiri event tersebut.
Tak hanya itu, anda juga perlu mencari venues yang nyaman, mudah dijangkau serta memiliki fasilitas yang lengkap. Dengan demikian peserta akan merasa benar – benar dihormati selama mengikuti event tersebut.
4. Promosi dan Pendaftaran
Hal penting apa yang sangat dibutuhkan saat mempersiapkan suatu event? Hal penting yang mungkin terlupa adalah promosi. Pastikan, anda mempromosikan event yang diadakan dengan tepat.
Saat ini untuk mempromosiikan event, anda dapat menggunakan media sosial seperti Instagram, Email maupun melalui Website.
Tak hanya mengenai promosi yang sesuai, anda juga perlu menggunakan media pendaftaran yang paling mudah diakses. Menggunakan G-form,atau website mungkin pilihan yang tepat di era digital ini.
5. Susun Rundown dan Jadwal
Setelah mempersiapkan kebutuhan sebelum acara berlangsung, anda juga perlu mempersiapkan hal yang akan dibutuhkan ketika event tersebut diselenggarakan.
Hal tersebut adalah susunan rundown serta jadwal pelaksanaan event. Pastikan untuk mengalokasikan waktu yang tepat untuk setiap sesi acara, sehingga tidak terjadi keterlambatan dalam pelaksanaan.
6. Perlengkapan Teknis dan Logistik
Hal terakhir yang juga tak kalah penting adalah menyiapkan perlengkapan teknis. Pastikan semua alat yang diperlukan dalam event tersedia dan dalam konsidi yang baik.
Anda perlu mengecek kesiapan sound system serta alat- alat yang akan anda gunakan untuk presentasi seperti proyektor. Ada baiknya jika anda juga menyediakan alat cadangan.
Tak hanya itu, anda juga perlu menugaskan petugas logistik khusus yang akan membantu anda dalam pemenuhan dan pendistribusian logistik selama event berlangsung.
7. Menyiapkan Souvenir Event
Setelah 6 poin diatas sudah siap, anda perlu menyiapkan souvenir event untuk memberi apresiasi kepada peserta. Souvenir ini bisa berupa gantungan kunci, tumbler, topi, kaos dan yang lainnya sesuai dengan kebutuhan event.
Apabila anda sedang mencari souvenir event, mari diskusikan kebutuhan souvenir anda bersama corporate gift consultant mahada.
