Sejak pandemi berakhir, seminar offline kembali marak diadakan. Agar penyelenggaraanya lancar, penuhi perlengkapan seminar dengan item yang lengkap.
Baik seminar offline maupun online sebenarnya memerlukan perlengkapan, baik untuk panitia maupun peserta. Hanya saja, jenisnya tentu berbeda. Di bawah ini adalah jenis perlengkapan untuk seminar baik online dan offline.
Perlengkapan Seminar Offline
Karena penyelenggaraannya secara langsung dan tatap muka, maka seminar offline memerlukan perlengkapan seperti:
1. Seminar Kit
Seminar kit adalah seperangkat perlengkapan pendukung agar peserta lebih mudah mengikuti materi seminar. Umumnya seminar kit berisi alat tulis, handout materi, serta souvenir serta dikemas dalam goodie bag.
2. ID Card
ID card wajib dipakai oleh panitia sebagai identitas. Isinya berupa nama dan jabatan, terkadang dilengkapi dengan foto.
3. Ruangan Seminar
Seminar offline tentu memerlukan ruangan yang representatif. Anda bisa menyesuaikan ukuran ruangan serta lokasinya dengan anggaran yang tersedia serta jumlah peserta.
Saat ini, banyak gedung milik pemerintah (seperti perpustakaan daerah, aula kampus, atau gedung Dharma Wanita) yang bisa disewa untuk lokasi seminar.
Anda juga bisa mempertimbangkan pemakaian ruang kantor sewaan di coworking space, terutama jika peserta seminar tidak terlalu banyak.
4. Coffee Break
Menyimak dan mempelajari materi seharian tentu membuat peserta lelah. Coffee break bermanfaat untuk mengembalikan konsentrasi mereka.
Umumnya coffee break diadakan sebelum makan siang, sekitar pukul 9 atau sepuluh pagi dengan suguhan kopi, teh, dan kue-kue kecil.
5. Banner
Banner berfungsi sebagai identitas acara, pengumuman kepada khalayak, juga sarana promosi. Sebagian banner diletakkan di luar tempat acara berlangsung, dan ada juga yang diletakkan di tempat strategis agar lebih banyak calon peserta mendaftar.
6. Link Materi
Untuk mendukung gerakan hemat kertas dan penyelamatan pohon, banyak penyelenggara seminar tidak memberikan handout materi kepada peserta.
Sebaliknya, peserta bisa mengunduh materi dari penyimpanan cloud tertentu. Untuk alasan inilah panitia harus menyediakan link materi.
7. Proyektor
Proyektor bermanfaat untuk memperbesar tampilan materi di layar, agar seluruh peserta dapat melihatnya dengan jelas. Tanpa proyektor, praktis seminar tidak bisa terlaksana dengan baik.
Perlengkapan Seminar Online
Karena penyelenggaraannya bisa melalui video conference, seminar online tidak memerlukan banyak perlengkapan. Yaitu:
8. Laptop/Hp
Baik peserta, pemateri, maupun seluruh panitia harus memiliki laptop atau ponsel yang memadai untuk mengadakan video conference.
Pemateri dan panitia harus mengecek dulu kondisi laptopnya termasuk bagian mikrofon sebelum acara berlangsung. Jangan sampai saat seminar berjalan, Anda tidak bisa bertugas maksimal karena laptop bermasalah.
9. Kuota Internet
Kuota internet adalah perlengkapan wajib lainnya dalam seminar online. Panitia dan pemateri harus memiliki kuota yang cukup agar koneksi tidak terputus di tengah acara. Pilih provider internet yang memiliki sinyal stabil dan tidak mudah down saat ada gangguan cuaca.
Lantas, jika pelaksanaannya secara online, apakah tidak memerlukan seminar kit?
Sebenarnya panitia bisa saja memberikan seminar kit bagi para peserta yang beruntung. Misalnya untuk mereka yang menjawab kuis dengan benar atau mendapat doorprize. Namun, seminar kit ini bukan lagi sebagai bagian dari perlengkapan melainkan souvenir.
Seminar kit yang diberikan dapat berupa merchandise khas penyelenggara dan item-item pendukung. Misalnya pena, mug, tote bag, agenda eksklusif, dll. Nah, cara ini dapat berfungsi ganda, selain sebagai kenang-kenangan bagi peserta juga sebagai branding perusahaan Anda.
Sematkan nama dan logo perusahaan, jargon, serta quote menarik pada item souvenir atau di atas kemasannya. Maka secara tidak langsung Anda sudah melakukan promosi.
Tertarik? Atau Anda ingin info lebih lanjut mengenai perlengkapan seminar dan kit seperti ini? Hubungi Corporate Gift Consultan Mahada segera karena kami memiliki penawaran khusus untuk Anda.
Editor : Dodi Insan Kamil
