Rapat punya tujuan untuk memecahkan suatu masalah lewat diskusi dengan sesama anggota. Rapat sendiri terdiri atas 4 jenis: yang berdasarkan tujuan, sifat, jangka waktu, dan frekuensi. Untuk mengadakan rapat, Anda harus mengetahui contoh susunan acara rapat dan contoh rundown.
Meski sekilas mirip, susunan acara rapat tidak sama persis dengan rundown. Keduanya sama-sama berisi gambaran acara secara garis besar, hanya saja rundown lebih detail dan spesifik.
Contoh Susunan Acara Rapat
Sebelum melakukan rapat, Anda mesti tahu lebih dulu jenis acaranya. Karena beda jenis acara, bisa beda juga susunannya. Ketahui juga rapatnya akan bersifat formal, semi-formal, atau informal. Pelaksanaan rapat umum cenderung lebih mudah dan tidak terlalu terikat dengan waktu.
Secara umum, contoh susunan acara rapat adalah sebagai berikut:
1. Pembukaan
Umumnya dibuka dengan mengucap syukur dan pembacaan doa sesuai dengan kepercayaan dan adat di masing-masing tempat. Berikut adalah contoh singkat untuk membuka acara:
Bismillah, Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
Selamat siang, dan salam damai sejahtera bagi hadirin semuanya.
Alhamdulillahirabbil alamin, kita panjatkan puja dan puji syukur kita pada Allah SWT yang maha pengasih lagi maha penyayang. Berkat karunianya, kita semua bisa berkumpul di balai desa ini dalam keadaan yang berbahagia untuk acara tahunan karang taruna yang ke-5 ini. Mari bersama-sama kita memanjatkan doa agar kegiatan rapat ini bisa berjalan dengan lancar.
2. Sambutan
Orang-orang penting pada rapat akan memberikan sambutan seperti ketua pelaksana atau tamu undangan. Tidak jarang sambutan memakan waktu yang lama.
3. Pembahasan
Tahapan ini merupakan inti dari acara rapat yang meliputi pembahasan program kerja dan rencananya, diskusi atas masukan dan kritik pada suatu program, dan pengambilan keputusan berdasarkan mufakat.
4. Penutup
Persis seperti pembukaan, tahap ini berisi kesimpulan doa bersama yang singkat sebelum membubarkan rapat.
Contoh Rundown Rapat di Kantor
Rapat kantor bersifat lebih terorganisir dan profesional yang biasanya juga butuh moderator agar rapat bisa berjalan sesuai panduan. Jika rapat umum tidak detail dan cuma berisi gambaran umum, beda halnya dengan rapat kantor yang membutuhkan rundown dengan keterangan yang spesifik misal seperti durasi, nama sesi, dan penanggung jawab.
Supaya lebih jelas, Anda bisa melihat beberapa contoh rundown di kantor dengan jenis yang berbeda-beda di bawah ini:
1. Rundown Rapat Kerja Mingguan
Rundown lebih bersifat kronologis, yang artinya berjalan sesuai urutan waktu dari setiap sesi yang dilakukan. Salah satu contohnya bisa dilihat berikut ini:
| No. | Waktu | Kegiatan | Penanggung Jawab |
| 1 | 13.00 – 13.10 | Pembukaan | Moderator |
| 2 | 13.10 – 13.20 | Sambutan | Direktur perusahaan |
| 3 | 13.20 – 14.10 | Pembahasan inti rapat terkait cashflow perusahaan | Kepala divisi keuangan |
| 4 | 14.10 – 15.00 | Pembahasan inti rapat terkait rekrutmen tenaga kerja baru | Kepala divisi HRD |
| 5 | 15.00 – 15.20 | Pembahasan inti rapat terkait mencari metode advertising yang tepat | Kepala divisi marketing |
| 6 | 15.20 – 15.30 | Penutup | Moderator |
2. Rundown Rapat Evaluasi Kerja
Rapat evaluasi berbeda dengan rapat kerja mingguan. Biasanya rapat evaluasi kerja dilakukan beberapa bulan sekali sebagai bahan pertimbangan perusahaan untuk mengambil suatu keputusan. Selain itu, durasinya juga cenderung lebih lama seperti berikut ini:
| No. | Waktu | Kegiatan | Penanggung Jawab |
| 1 | 08.00 – 08.10 | Pembukaan | Moderator |
| 2 | 08.10 – 08.30 | Sambutan | Jajaran pimpinan dan direksi perusahaan |
| 3 | 08.30 – 09.00 | Evaluasi kinerja divisi IT | Kepala divisi IT |
| 4 | 09.00 – 09.30 | Evaluasi kinerja divisi konten dan SEO | Kepala divisi SEO dan konten |
| 5 | 09.30 – 10.00 | Evaluasi kinerja divisi humas | Kepala divisi humas |
| 6 | 10.00 – 10.30 | Evaluasi kinerja perusahaan berdasarkan KPI | Pimpinan dan direksi perusahaan |
| 7 | 10.30 – 10.40 | Penutup | Moderator |
Dari hasil rapat tersebut, perusahaan dapat membenahi serta mencarikan solusi dari masalah yang ada di setiap divisi. Selain itu, rapat seperti ini bisa menjadi acuan perusahaan untuk memperpanjang kontrak karyawan atau mengangkatnya menjadi kartap jika performanya bagus.
3. Rundown Program Strategis
Jika perusahaan mau meluncurkan campaign suatu program, maka harus ada rapat yang membahasnya terlebih dahulu. Contoh rundown nya kira-kira seperti ini:
| No. | Waktu | Kegiatan | Penanggung Jawab |
| 1 | 10.00 – 10.10 | Pembukaan | Moderator |
| 2 | 10.10 – 10.20 | Pemeriksaan notulensi pada rapat sebelumnya | Notulen rapat sebelumnya |
| 3 | 10.20 – 10.30 | Laporan keuangan perusahaan | Kepala divisi keuangan |
| 4 | 10.30 – 11.30 | Pemaparan strategi perusahaan | Masing-masing kepala divisi yang terkait dengan campaign perusahaan |
| 5 | 11.30 – 12.00 | Notulensi dan penentuan campaign strategis perusahaan | Manager/bos/direktur perusahaan |
Dengan mengetahui contoh susunan acara rapat dan rundown rapat kantor, rapat akan jauh lebih efisien. Agar para karyawan jadi lebih bersemangat dalam melakukan rapat, Anda dapat memberikan buah tangan berupa corporate gift yang bisa didapat hanya di Mahada.co.id. Segera hubungi kami untuk mendapatkan berbagai diskon dan promo menarik lainnya.
Editor : Dodi Insan Kamil
