Struktur Panitia Event: Buat Acaramu Menjadi Sukses!

Setiap orang yang mengadakan sebuah festival atau event tentu berharap acaranya berjalan dengan sukses. Lalu bagaimana cara membuat sebuah event agar sukses dan hal apa saja yang harus diperhatikan ketika membuat event? Anda bisa mempertimbangkan beberapa hal dibawah ini agar event yang anda selenggarakan berjalan dengan lancar:

Tema Event

Membuat tema merupakan langkah pertama yang perlu anda lakukan, tema sangat berpengaruh sekali kepada event yang akan anda buat. Tema berfungsi menciptakan sebuah ciri khas dan pembeda dari event-event yang pernah ada, sekaligus hal baru yang bisa membuat orang lain tertarik untuk menghadiri event atau festival yang diselenggarakan oleh anda.

Buatlah tema event yang menarik, berkesan, dan berempati. Kombinasikan 3 kata ini dan wujudkan menjadi sebuah event yang luarbiasa, ciptakan kesan yang mendalam dalam acara anda, buat kesempatan untuk mendapatkan penggemar setia event anda.

Sebagai contoh anda bisa mengangkat tema-tema yang sedang menjadi trend, seperti alam, lingkungan, pertumbuhan, hobi dan masih banyak lagi.

Market Event

Target audiens, kalangan dan market event mana yang akan anda targetkan. Memperhatikan siapa market anda juga merupakan hal yang wajib dilakukan. Pasalnya sebuah event tidak akan sukses apabila tidak ada audiens sama sekali.

Di indonesia market dan taget banyak sekali golongannya, anda bisa menyasar satu market atau banyak market sekaligus seperti, market lokal yang hanya berfokus pada daerah atau suku tertentu, atau maket nasional yang berfokus pada kesukaan orang banyak.

Dimanapun marketnya, buat tema yang menarik dan bisa mengambil emosi pengemar, sudah dipastikan event yang anda gelar akan sukses.

Lokasi Event

Lokasi event haruslah mudah di akses baik untuk kendaraan roda dua ataupun roda empat, memiliki tempat parkir yang luas bagi kendaraan yang dibawa audiens, jauh dari masyarakat biar tidak menganggu kenyamanan, pasalnya bila ada masyarakat yang mengadukan terganggu atas event anda kepada polisi, maka tidak menutup kemungkinan event anda akan dibatalkan atau direlokasi.

Sebagai contoh, anda dapat menyelenggarakan event di stadion sepakbola, lapangan terbuka, alun-alun sebuah kota, digedung, dan masih banyak lagi.

Struktur Panitia Event

Menyiapkan semua hal tentu harus memiliki tim yang solid, panitia yang mumpuni dapat membuat event yang anda gelar menjadi sukses dan mendatangkan banyak keuntungan. Berikut struktur panitia untuk sebuah event:

1. Chairperson

Ketua atau chairperson memiliki tugas dan tanggungjawab :

• Membuat perencanaan dan memonitoring pelaksanaan acara
• Berkoordinasi dengan anggota komite lainnya untuk memastikan tugasnya berjalan dengan baik
• Mengambil setiap keputusan akhir
  Marketing dan Public Relations
  Marketing dan Public Relations memiliki tugas dan tanggungjawab :
• menghandle semua kegiatan iklan dan promosi event
• Merumuskan strategi pemasaran untuk menarik minat peserta dan sponsor
• Bekerjasama dengan beberapa media untuk memastikan eksposur yang maksimum

2. Logistics dan Operations

Bidang selanjutnya adalah Logistics dan operations yang memiliki tugas dan tanggungjawab :

• Mengkoordinasikan semua kebutuhan logistik untuk event
• Memilih tempat dan mengaturnya supaya event berjalan lancar
• Memastikan bahwa semua peralatan dan personel yang diperlukan tersedia

3. Program dan Activities

Divisi Progaom dan Activities memiliki tugas dan tanggungjawab :

• Merencanakan dan melaksanakan semua kegiatan yang akan dijalankan
• Mengembangkan program dan jadwal acara
• Berkoordinasi dengan anggota komite lainnya untuk memastikan program yang beragam dan unik

4. Finance dan Sponsorship

Finance dan Sponsorship memiliki tugas, wewenang dan tanggungjawab :

• Mengelola anggaran dan keuangan event
• Mengidentifikasi dan mengamankan sponsor serta sumbangan
• Memastikan transparansi dan akuntabilitas keuangan

5. Koordinator Relawan

Koordinator relawan memiliki tugas, wewenang dan tanggungjawab :

• Merekrut dan membawahi sukarelawan event
• Mengkoordinasikan jadwal dan tugas sukarelawan
• Memberikan pelatihan dan dukungan lain kepada relawan

Pastikan setiap divisi menerima arahan yang cukup dari ketua, selain itu harus terdapat penanggungjawab pada setiap divisi untuk mengamankan jalur komunikasi dengan chairperson.

Souvenir Event

Pelengkap dan faktor yang membuat event anda sukses adalah dengan memberikan kenang-kenangan berupa souvenir event, hal ini diperlukan agar para penggemar selalu mengingat acara yang sudah anda gelar. Selain itu ketika anda menggelar sebuah event lagi, penggemar sudah tahu bahwa event yang anda adakan akan menarik. Souvenir event juga sering dijadikan teknik marketing untuk jangka panjang.